Perbedaan antara CRM dan Manajemen Proyek dapat dicontohkan dalam industri digerakkan oleh hubungan seperti pemasaran dan periklanan. Untuk memenangkan bisnis baru, agensi ini harus memenuhi syarat dan menindaklanjuti prospek baru secara tepat waktu. Dan untuk membangun basis klien yang loyal, mereka perlu terhubung dengan klien secara pribadi dan memastikan klien tetap puas dengan pekerjaan mereka.
Pemasaran dan periklanan juga merupakan industri berbasis proyek. Setiap proyek melibatkan banyak bagian yang bergerak, mulai dari perencanaan dan berbagi file hingga produksi dan penjadwalan. Dan ketika Anda mempertimbangkan bahwa setiap proyek juga melibatkan hubungan klien, pentingnya menjaga agar semua data ini tetap teratur menjadi jelas.
Cara terbaik untuk tetap berada di atas hubungan dan tugas manajemen proyek ini adalah dengan berinvestasi dalam perangkat lunak khusus. Agensi kreatif dapat memanfaatkan perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan (CRM), serta perangkat lunak manajemen proyek. Tapi bagaimana Anda tahu opsi mana yang terbaik untuk agensi Anda? Itu tergantung pada perjuangan yang dihadapi tim Anda saat ini dan fungsi utama dari berbagai solusi perangkat lunak ini.
CRM vs perangkat lunak manajemen proyek: apa bedanya?
Solusi CRM dan solusi manajemen proyek keduanya merupakan alat bisnis yang berharga, meskipun keduanya berbeda dalam fokusnya. Kedua jenis perangkat lunak ini dapat digunakan dengan sukses oleh biro pemasaran dan periklanan.
Sistem manajemen hubungan pelanggan dirancang untuk melacak informasi tentang calon klien Anda, saat ini, dan masa lalu. Melalui data klien terpusat, fitur penjadwalan dan pembuatan catatan, serta integrasi email, CRM mempermudah karyawan untuk terhubung dengan klien dan memberikan layanan pelanggan yang efektif.
Sistem manajemen proyek melacak informasi berdasarkan proyek demi proyek dan klien demi klien. Solusi perangkat lunak ini membuat karyawan tetap bekerja dan memastikan bahwa pekerjaan selesai tepat waktu. Melalui koordinasi tugas, pelacakan produktivitas, dan alat komunikasi, solusi manajemen proyek membantu tim dengan produktivitas, efisiensi, dan akuntabilitas.
Singkatnya: perangkat lunak CRM merampingkan interaksi Anda dengan klien, sementara perangkat lunak manajemen proyek merampingkan pengiriman produk akhir Anda. Memahami perbedaan antara jenis perangkat lunak ini penting saat memilih dan menerapkan salah satu atau keduanya. Perlu diingat bahwa beberapa vendor mungkin memasukkan fungsi CRM dan manajemen proyek ke dalam satu program perangkat lunak, sedangkan vendor lain mungkin menawarkan solusi yang berdiri sendiri.
Manfaat perangkat lunak CRM
Jika agensi Anda saat ini melacak klien di spreadsheet, Anda mungkin menganggap CRM tidak diperlukan. Namun, mungkin ada beberapa tanda yang jelas bahwa Anda memerlukan solusi baru. Jika Anda mengalami masalah dengan salah satu aktivitas berikut, mungkin sudah waktunya untuk berinvestasi di CRM.
Prospek pelacakan
Jika Anda kesulitan melacak dan menindaklanjuti calon klien, solusi CRM dapat membantu. Banyak CRM menawarkan fitur untuk pengumpulan prospek otomatis dan pengelolaan prospek terpusat, yang menghemat waktu yang dihabiskan untuk memasukkan dan mencari data. Anda tidak hanya dapat dengan mudah melihat prospek mana yang aktif, tetapi Anda juga dapat menilai mereka berdasarkan kemungkinan konversi dan menjadwalkan pengingat untuk menindaklanjutinya.
Mempertahankan klien
Sudah diketahui umum bahwa mempertahankan klien yang sudah ada jauh lebih murah daripada mendapatkan klien baru. Untungnya, perangkat lunak CRM membantu Anda memberikan layanan yang lebih baik kepada klien Anda, sehingga meningkatkan retensi klien Anda. CRM menggabungkan seluruh riwayat klien dengan agensi Anda, mulai dari penagihan hingga proyek hingga keluhan, ke dalam satu lokasi yang nyaman. Akibatnya, setiap orang di tim Anda memiliki konteks yang sesuai untuk memberikan layanan terbaik.
Terlibat dengan klien
Sebagai agen pemasaran atau periklanan, Anda tahu betapa pentingnya keterlibatan klien yang berkelanjutan. Namun, tetap berhubungan menjadi sulit karena daftar klien Anda bertambah. Solusi CRM dapat membantu merampingkan proses ini. Misalnya, mencatat semua interaksi klien di satu tempat memudahkan karyawan untuk mengidentifikasi klien yang sudah lama tidak terhubung dengan Anda. Banyak CRM juga memiliki integrasi pemasaran email yang memungkinkan Anda mengirim pesan yang ditargetkan dengan cepat ke grup utama.
Melacak penagihan dan akuntansi
Bahkan jika Anda hebat dalam mengelola hubungan klien, biro iklan Anda akan kesulitan jika Anda tidak dibayar tepat waktu. Menggunakan CRM yang terintegrasi dengan QuickBooks menjembatani kesenjangan antara karya kreatif Anda dan tugas keuangan Anda. Buat faktur di email CRM langsung ke klien Anda, dan terima pembayaran melalui portal klien swalayan. Ketika proses penagihan sederhana untuk Anda dan klien Anda, ada kemungkinan lebih tinggi bahwa klien Anda akan membayar tepat waktu.
Singkatnya: Jika agensi Anda mengalami masalah dalam mengelola data terkait klien atau prospek, kemungkinan CRM dapat membantu. Perangkat lunak CRM akan memberdayakan Anda untuk mengoptimalkan interaksi Anda dengan masing-masing klien, sekaligus memberikan wawasan tentang basis klien Anda secara keseluruhan. Data ini dapat digunakan untuk menyempurnakan operasi bisnis Anda dalam jangka panjang.
Manfaat perangkat lunak manajemen proyek
Agen pemasaran dan periklanan biasanya mengerjakan banyak proyek sekaligus. Karena setiap karyawan individu dapat ditugaskan ke banyak akun, koordinasi yang cermat diperlukan untuk memastikan semuanya selesai tepat waktu. Jika agensi Anda ingin meningkatkan salah satu bidang berikut, Anda dapat memanfaatkan perangkat lunak manajemen proyek.
Mengkonsolidasikan informasi
Dalam sistem manajemen proyek, anggota tim yang ditugaskan ke beberapa proyek dapat memiliki satu dasbor terkonsolidasi yang menguraikan semua tugas mereka yang tertunda. Tampilan luas yang nyaman ini mengurangi kemungkinan tugas (atau tenggat waktu) terlewatkan. Selain itu, detail penting tentang semua proyek yang sedang berlangsung dapat diakses dengan mudah dalam perangkat lunak manajemen proyek. Ini berarti karyawan akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk memilah-milah email dan Google Docs untuk menemukan apa yang mereka butuhkan.
Meningkatkan akuntabilitas
Melalui perangkat lunak manajemen proyek, supervisor dapat memantau kinerja karyawan dan memastikan bahwa tim bergerak menuju tujuan bersama. Kalender bersama, fitur pelacakan waktu, dan status tugas dinamis memudahkan untuk melihat apa yang sedang dikerjakan semua orang. Jika proyek tidak sesuai jadwal, supervisor dapat mengidentifikasi dan mengatasi masalah mendasar sebelum menjadi masalah yang lebih besar.
Mendorong produktivitas
Solusi manajemen proyek membantu agensi memecah proyek kompleks menjadi tugas yang lebih sederhana. Dengan menetapkan tenggat waktu untuk tugas-tugas kecil ini dan memvisualisasikannya di satu tempat, lebih mudah bagi tim untuk tetap berada di jalur sambil bekerja menuju sasaran jangka panjang. Perangkat lunak manajemen proyek juga memungkinkan Anda membuat template untuk alur kerja umum. Hal ini memungkinkan karyawan untuk bekerja secara mandiri — segera setelah mereka menyelesaikan tugas, mereka dapat melihat apa yang akan terjadi selanjutnya.
Meningkatkan pelaporan
Lupakan menghitung angka secara manual di spreadsheet — atau lebih buruk lagi, tidak tahu apa yang terjadi dengan proyek Anda. Alat pelaporan bawaan adalah komponen kunci dari sebagian besar sistem manajemen proyek. Gunakan statistik dan dasbor yang berguna ini untuk memeriksa kemajuan masing-masing proyek atau untuk melihat lebih luas produktivitas agensi Anda dari waktu ke waktu. Laporan ini dapat digunakan untuk segala hal mulai dari audit proses internal hingga presentasi klien.
Singkatnya: Jika agensi Anda kesulitan memenuhi tenggat waktu atau mengalami masalah dengan produktivitas dan efisiensi, Anda mungkin memerlukan solusi manajemen proyek. Tetapi untuk menghindari memperbesar masalah ini, cari perangkat lunak manajemen proyek yang dapat disesuaikan dengan proses Anda saat ini. Ini akan membantu Anda memasukkan perangkat lunak ke dalam operasi Anda tanpa henti.
Kesimpulan
Sebagian besar agensi kreatif dapat memanfaatkan penerapan CRM atau perangkat lunak manajemen proyek. Jika Anda ingin merampingkan proses bisnis yang ada, mungkin sudah waktunya untuk mencoba salah satu atau kedua solusi perangkat lunak. Bersama-sama, sistem ini dapat membantu Anda membangun hubungan yang lebih kuat dan bekerja lebih produktif — dan ini pada akhirnya akan menciptakan pengalaman terbaik bagi klien Anda
Jika Anda masih kesulitan menentukan alat mana yang terbaik untuk bisnis Anda, inilah satu cara terakhir yang ingin kami jelaskan untuk masing-masing alat:
Alat manajemen proyek seperti manajer bisnis online yang membantu menjalankan bagian belakang bisnis Anda agar semua orang tetap pada jalurnya.
CRM seperti asisten administrasi virtual, yang membantu menjadwalkan janji temu, mengirim email, dan menjalankan alur kerja yang sederhana dan jelas.
Intinya: Alat PM dan CRM bekerja dengan cara yang berbeda, tetapi pada akhirnya dapat membantu mengatur dan mengembangkan bisnis Anda untuk Anda, sehingga Anda dapat lebih fokus untuk mencapai tujuan Anda.