Case Studies - PT. Trada Pacific Megantara

Monitoring Sales Reimbursement & Other Expenses

PT. Trada Pacific Megantara berhasil melakukan transformasi digital dalam proses pelaporan dan pengelolaan biaya operasional sales melalui implementasi sistem Manpro. Dengan solusi yang disesuaikan, proses reimbursement kini berjalan lebih cepat, transparan, dan terukur — tanpa perlu dokumen fisik atau laporan manual.

Masalah

Tim sales PT. Trada Pacific Megantara melakukan kunjungan pelanggan setiap hari untuk menjaga hubungan bisnis dan memastikan kelancaran distribusi. Namun, proses pelaporan biaya harian seperti bensin, tol, parkir, dan pengeluaran lain masih dilakukan secara manual, dengan bukti struk fisik yang harus dilampirkan.

Kondisi tersebut menimbulkan beberapa kendala:

Dispute (perbedaan data) dalam pelaporan reimbursement.
Waktu yang lama untuk proses verifikasi dan approval biaya.
Kesulitan merekap laporan visit dan pengajuan biaya secara menyeluruh.
Tidak adanya visibilitas jarak tempuh untuk menghitung bensin secara akurat.
Pelacakan biaya operasional seperti marketing, perbaikan kendaraan, dan biaya tambahan lainnya tidak terintegrasi.

Permasalahan ini berdampak pada efisiensi administrasi dan akurasi laporan keuangan internal.

Didirikan pada tahun 1996, PT. Trada Pacific Megantara (TPM) merupakan distributor resmi pelumas industri dari merek ternama Repsol Oil dan United Oil. Perusahaan ini melayani pasar pelumas industri untuk berbagai sektor, termasuk otomotif, heavy duty, oil & gas, pertambangan, serta pertanian.

Dengan visi besar “Becoming the leading lubricant solutions provider in Indonesia”, PT. Trada Pacific Megantara terus berinovasi dalam memberikan solusi pelumasan terbaik bagi pasar Jakarta dan sekitarnya.

Lokasi: Jakarta, Indonesia

Tipe Perusahaan: Distributor

PT. Trada Pacific Megantara (TPM) beroperasi di industri perdagangan dan distribusi pelumas (oli), melayani sektor industri, alat berat, dan otomotif.

Solusi

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, PT. Trada Pacific Megantara bekerja sama dengan Manpro dalam pengembangan sistem custom yang berfokus pada digitalisasi proses reimbursement dan monitoring biaya operasional.

Melalui implementasi Manpro, seluruh proses pengajuan, persetujuan, hingga rekapitulasi biaya kini dapat dilakukan secara digital dan paperless. Sistem ini juga mempermudah tim sales dan finance untuk berkoordinasi tanpa perlu dokumen fisik.

Beberapa solusi utama yang diterapkan meliputi:

Otomatisasi pelaporan reimbursement berbasis sistem.
Pencatatan jarak tempuh untuk menghitung kebutuhan bensin secara akurat.
Form digital pengajuan biaya yang langsung terhubung ke bagian approval.
Pembuatan laporan kunjungan (sales visit report) yang terstruktur.
Integrasi data sales order agar pelaporan penjualan dan pengeluaran saling terhubung.
Monitoring pengeluaran lain seperti biaya marketing dan perawatan kendaraan.

Dengan pendekatan digital ini, PT. Trada Pacific Megantara berhasil meningkatkan akurasi pelaporan, mempercepat proses persetujuan biaya, serta menciptakan transparansi dalam setiap transaksi operasional.

Fitur yang digunakan PT. Trada Pacific Megantara

Sales Expense Tracking

Reimbursement Tracking

Distance Tracking

Sales Visit Report

Sales Order

Marketing Expenses

Vehicle Maintenance Expenses

Other Expenses

Testimonial dari PT. Trada Pacific Megantara

Untuk mengetahui lebih lanjut bagaimana tim PT. Trada Pacific Megantara menerapkan sistem aplikasi manajemen proyek MANPRO dalam kegiatan operasional mereka, simak video wawancara lengkap di bawah ini:

Kredibilitas yang Diakui Media

Wujudkan Manajemen Proyek yang Lebih Efisien dan Hasil yang Lebih Maksimal

Dengan fitur pelaporan dan kolaborasi real-time, MANPRO memastikan setiap sumber daya teroptimasi dan tujuan proyek tercapai tepat waktu.