Case Studies - PT. Bukit Asam (PTBA)

Implementasi Document Project Control Monitoring System

Digitalisasi sistem kontrol dan monitoring dokumen proyek menjadi langkah strategis bagi PT. Bukit Asam Tbk (PTBA) dalam meningkatkan efisiensi kerja, mempercepat proses persetujuan, serta menjaga keamanan dokumen teknik di berbagai divisi. Melalui solusi Manpro, Divisi P2I berhasil mengoptimalkan manajemen dokumen secara paperless dan real-time.

Masalah

Divisi P2I PT. Bukit Asam saat ini tengah menangani dua proyek infrastruktur besar dan kompleks, yaitu EPC CHF TLS 6-7 dan CHF ICB Unit Conveyor Blanco, yang berlangsung selama 20 bulan. Dalam operasional harian, kedua proyek ini menghasilkan volume administrasi yang sangat besar, di mana setidaknya 3.000 dokumen manual harus ditandatangani, disetujui, atau didistribusikan antar tim setiap hari.

Dalam kondisi beban dokumen yang masif dan kebutuhan koordinasi yang cepat, Divisi P2I menyadari bahwa proses administrasi berbasis dokumen fisik sudah tidak lagi efisien. Penggunaan kertas memiliki banyak keterbatasan yang berdampak pada kinerja tim dan berpotensi memperlambat waktu penyelesaian proyek secara keseluruhan.

Beberapa permasalahan utama yang dihadapi antara lain:

Risiko Kehilangan dan Keamanan Arsip: Arsip fisik rentan terhadap kerusakan atau kehilangan karena tidak selalu tersimpan dalam kondisi aman.
Proses Tanda Tangan yang Memakan Waktu: Proses otorisasi dokumen secara manual membutuhkan waktu yang lebih lama dan memerlukan kehadiran fisik.
Informasi Tidak Terpusat: Data dan informasi proyek tersebar di berbagai media, sehingga tidak ada satu sumber terpusat (single source of truth) yang konsisten.
Kesulitan Menentukan Versi Dokumen Terbaru: Ketersebaran data membuat tim kesulitan melacak dan menentukan versi dokumen terbaru, sehingga rawan terjadi kesalahan referensi kerja.
Pencarian Dokumen yang Lambat: Proses pencarian dokumen, terutama yang diperlukan untuk audit atau referensi mendesak, menjadi terlalu lama.
Fleksibilitas Kerja Terbatas: Proses pengajuan dan persetujuan dokumen tidak fleksibel karena hanya bisa dilakukan di kantor selama jam kerja.
Efisiensi Koordinasi Antar Divisi Menurun: Alur administrasi yang tidak terintegrasi menyebabkan koordinasi antar divisi menjadi kurang efisien dan sering terhambat.

Oleh karena itu, untuk mengatasi tantangan tersebut dan memastikan kelancaran proyek, Divisi P2I membutuhkan sistem digital terpusat yang mampu memantau dan mengatur alur dokumen proyek secara menyeluruh dan real-time.

PT. Bukit Asam Tbk (PTBA) adalah perusahaan pertambangan batu bara milik negara (BUMN) yang merupakan bagian dari holding BUMN pertambangan MIND ID. Sebagai salah satu pemain utama di industri batu bara nasional, PTBA menjalankan bisnis yang mencakup penambangan, pengolahan, pengangkutan, dan perdagangan batu bara, serta pengembangan energi lain seperti pembangkit listrik tenaga uap (PLTU).

Fokus utama PTBA terletak pada kegiatan survei, eksplorasi, eksploitasi, hingga perdagangan batu bara. Dalam menjalankan proyek besar berskala nasional, perusahaan juga berkomitmen terhadap efisiensi, transparansi, dan akurasi data.

Lokasi: Jakarta, Indonesia

Tipe Perusahaan: BUMN

PT. Bukit Asam Tbk beroperasi di industri pertambangan batu bara, yang mencakup kegiatan eksplorasi, penambangan, pengolahan, hingga pemasaran batu bara, serta pengembangan bisnis energi terbarukan dan proyek hilirisasi batu bara untuk memperkuat posisinya sebagai perusahaan energi terintegrasi dan berkelanjutan di Indonesia.

Solusi

Untuk menjawab tantangan tersebut, PT. Bukit Asam Tbk melalui Divisi P2I memutuskan untuk menggunakan aplikasi Manpro sebagai solusi Document Project Control Monitoring System.

Sistem ini dirancang untuk mendigitalisasikan seluruh proses pengajuan, persetujuan, hingga pelacakan dokumen proyek agar lebih efisien, aman, dan transparan.

Melalui penerapan Manpro, setiap tahapan manajemen dokumen kini dapat dilakukan secara online dan paperless, sehingga mempercepat alur kerja antar divisi dan mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik.

Beberapa manfaat utama yang dihasilkan dari implementasi Manpro di PTBA antara lain:

Pengajuan dan persetujuan dokumen dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja (anytime, anywhere).
Penggunaan tanda tangan digital (digital signing) mempercepat proses approval dokumen.
Tracking historis dokumen untuk memastikan setiap perubahan dapat ditelusuri dengan jelas.
Audit trail otomatis, memudahkan proses pemeriksaan dan kepatuhan administrasi.
Efisiensi waktu dan biaya operasional karena berkurangnya penggunaan kertas dan transportasi dokumen.
Skalabilitas sistem yang luas, memungkinkan pengembangan ke berbagai bidang dan divisi lain.
Menurunkan risiko kehilangan atau kerusakan dokumen fisik.

Fitur yang digunakan PT. Bukit Asam (PTBA)

Document Submission & Approval

Fitur ini memungkinkan tim melakukan pengajuan dokumen teknik dan administrasi secara digital, lengkap dengan sistem persetujuan berjenjang.

Digital Signing

Proses tanda tangan dokumen dilakukan secara elektronik, mempercepat proses validasi tanpa memerlukan dokumen fisik.

Document Tracking & History

Seluruh dokumen memiliki jejak histori lengkap, mulai dari siapa yang mengunggah, meninjau, menyetujui, hingga waktu perubahan terakhir.

Audit Trail

Setiap aktivitas pada dokumen tercatat otomatis untuk memudahkan proses audit dan verifikasi internal.

Paperless Workflow

Sistem mendukung proses tanpa kertas (paperless) untuk mengurangi waktu distribusi dan risiko kehilangan dokumen.

Integration & Scalability

Sistem dapat dikembangkan lebih lanjut untuk integrasi lintas divisi, termasuk ke bagian operasional dan pengadaan.

Testimonial dari PT. Bukit Asam (PTBA)

Lihat bagaimana MANPRO membantu PT. Bukit Asam (PTBA) dalam mengubah proses kontrol dokumen proyek menjadi digital dan efisien:

Kredibilitas yang Diakui Media

Capai Hasil Proyek yang Maksimal dan Terukur Dengan MANPRO

MANPRO hadir untuk mewujudkan standar baru dalam manajemen proyek yang efisien. Dengan pelaporan real-time, Anda dapat mengoptimalkan sumber daya untuk mencapai hasil proyek yang maksimal dan terukur sesuai target.