Archive Management

Jasa Layanan Manajemen Arsip & Aplikasi Arsip Digital MANPRO

Kelola dokumen proyek dengan lebih rapi dan aman menggunakan fitur Archive Management dari MANPRO. Semua arsip tersimpan secara digital, mudah dicari, dan dapat diakses kapan pun untuk mendukung transparansi serta efisiensi kerja tim.

End-To-End Service

Nikmati layanan manajemen arsip menyeluruh dari proses pengumpulan hingga penyimpanan digital. MANPRO memastikan setiap tahapan arsip dikelola secara terstruktur, aman, dan efisien.

Pemilahan & Penataan Arsip

Kami bantu kamu memilah dan mengklasifikasikan arsip sesuai jenis, kategori, masa retensi, dan tingkat kepentingan.
Setiap dokumen diberi kode, label, dan metadata agar mudah dilacak dan diakses, baik secara fisik maupun digital.
Dengan sistem yang rapi, proses pencarian arsip menjadi jauh lebih cepat dan efisien.

Penataan arsip atau filling system adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan sistematis dan logis menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Setelah ditata secara sistematis, arsip disimpan & dirawat sesuai dengan klasifikasi yang telah ditentukan kebutuhan pencarian, sehingga ketika dibutuhkan, pencarian arsip lebuh mudah, cepat,dan efisien.

Jasa Layanan Pemilihan & Penataan Arsip :

Tenaga administrasi untuk pemilahan & penataaan

Klasifikasi

Labelling

Penyediaan box

Pencatatan secara digital

Upload ke EDMS

Penyimpanan (Storage)

Arsip kamu disimpan di warehouse berstandar tinggi, dilengkapi:

Sistem keamanan 24 jam (CCTV, akses terbatas, fire protection)

Pengaturan suhu dan kelembapan stabil

Penataan rak arsip sesuai klasifikasi

Kami juga menyediakan opsi penyimpanan digital (cloud) dengan enkripsi dan backup berkala, memastikan dokumen kamu selalu aman dan siap diakses kapan pun.

Konsultan Arsip Profesional

Tim konsultan arsip Manpro siap membantu kamu menyusun kebijakan kearsipan sesuai regulasi pemerintah dan kebutuhan perusahaan.

Mulai dari pembuatan jadwal retensi arsip (JRA), SOP pengelolaan, hingga strategi migrasi ke sistem digital.
Pendekatan kami disesuaikan dengan karakter organisasi kamu — efisien, patuh, dan berkelanjutan.

Tersertifikasi dan Terstandarisasi

Manpro berkomitmen pada standar keamanan dan tata kelola informasi tertinggi. Sistem kami sudah memenuhi ISO 27001:2013, menjamin setiap arsip — baik fisik maupun digital — dikelola secara aman dan sesuai prinsip confidentiality, integrity, dan availability.

Selain itu, seluruh proses penanganan arsip mengikuti pedoman ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia)

Delivery & Logistik

Kami juga menyediakan layanan antar-jemput arsip (pickup & delivery) dengan sistem pelacakan terintegrasi. Setiap arsip yang berpindah lokasi dicatat secara digital agar kamu tetap bisa memantau pergerakan dokumen secara real-time.

Proses pengiriman dilakukan dengan armada khusus dan protokol keamanan ketat.

Pemusnahan Arsip (Disposal)

Untuk arsip yang sudah habis masa retensinya, Manpro menyediakan layanan pemusnahan arsip secara aman dan sesuai regulasi. Setiap proses dilakukan berdasarkan persetujuan resmi dan disertai berita acara pemusnahan (BAP).

Kami memastikan tidak ada data yang bocor, tercecer, atau bisa dipulihkan kembali setelah dihancurkan.

EDMS (Electronic Document Management System)

Manpro juga memiliki aplikasi EDMS berbasis web yang memudahkan kamu mengelola seluruh dokumen digital.

Beberapa fitur unggulannya:

Upload dan klasifikasi dokumen otomatis

Pencarian cepat dengan metadata dan tag

Workflow persetujuan dokumen

Audit trail & reporting real-time

Role-based access control (setiap pengguna punya hak akses berbeda)

EDMS dari Manpro sudah sesuai dengan standar ISO 27001:2013, memastikan keamanan dan integritas data kamu terjamin di setiap tahap.

Warehouse Protocol

Sistem penyimpanan arsip Manpro dijalankan dengan protokol keselamatan dan keamanan terstandar, memastikan setiap dokumen dan aset perusahaan terlindungi secara maksimal. Kami menerapkan prosedur operasional yang ketat, peralatan pelindung modern, serta sistem pemantauan 24 jam untuk menjamin keamanan dan keselamatan di seluruh area penyimpanan.

Personal Protective Equipment (safety shoes, helmet, gloves mask)

Fire Extinguisher Light, Hydrant Box, Siemense Connection

Smoke Detector & Heat Detector

Electricity Panel Control

Fire alarm (Fire Pro) Sirene

Emergency Lamp

CCTV Monitoring

Access Control

First aid kit

24 Hour Security

Warehouse Regulations & Standards

Untuk memastikan keamanan, efisiensi, dan kepatuhan operasional, Manpro menerapkan standar dan regulasi internasional dalam seluruh aktivitas penyimpanan arsip. Setiap prosedur kerja dan sistem warehouse kami dibangun berdasarkan prinsip quality management, information security, serta keselamatan kerja yang terukur.

Kami tidak hanya menjaga arsip tetap aman secara fisik dan digital, tetapi juga memastikan setiap proses berjalan sesuai regulasi dan praktik terbaik di industri.

Standar & Sertifikasi yang Diterapkan:

ISO 9001 – Sistem Manajemen Mutu
Menjamin seluruh proses operasional dilakukan secara konsisten, terukur, dan berorientasi pada kepuasan klien.

ISO 27001 – Sistem Manajemen Keamanan Informasi
Melindungi data arsip dari risiko kebocoran, kehilangan, dan akses tidak sah dengan protokol keamanan berlapis.

ISO 14001 – Sistem Manajemen Lingkungan Hidup
Mendukung praktik penyimpanan arsip yang ramah lingkungan dan berkelanjutan, dengan pengelolaan limbah yang sesuai aturan.

ISO 45001 – Sistem Manajemen Kesehatan & Keselamatan Kerja
Menjamin keselamatan seluruh staf dan pengunjung warehouse melalui penerapan prosedur K3 yang ketat.

Standarisasi & Sertifikasi Pertamina
Sebagai bentuk pengakuan atas kualitas dan keandalan fasilitas penyimpanan kami dalam mendukung kebutuhan arsip di sektor industri energi dan migas.

Delivery

Manpro menyediakan layanan pengambilan dan pengantaran arsip (pickup & delivery) yang fleksibel, cepat, dan aman — disesuaikan dengan kebutuhan operasional klien. Seluruh proses dikendalikan melalui sistem terintegrasi, sehingga setiap pergerakan arsip dapat dilacak secara real-time dan tercatat secara digital.

Kami memahami bahwa setiap perusahaan memiliki kebutuhan waktu yang berbeda, karena itu Manpro menyediakan tiga pilihan layanan pengiriman arsip berikut:

Self Service

Kamu dapat datang langsung ke gudang Manpro untuk mengambil atau mengembalikan arsip sesuai jadwal yang telah disepakati. Cocok untuk klien yang memiliki jadwal kunjungan rutin atau membutuhkan akses langsung terhadap arsip fisik.

Normal Service

Permintaan pickup atau delivery akan diproses dan dikirim dalam waktu maksimal 1×24 jam setelah permintaan diterima. Layanan ini ideal untuk kebutuhan operasional harian dengan tingkat urgensi normal.

Express Service

Untuk kebutuhan mendesak, Manpro menyediakan layanan ekspres, di mana pickup dan delivery akan dilakukan dalam waktu maksimal 6 jam setelah permintaan diterima. Layanan ini cocok untuk arsip penting yang dibutuhkan segera, dengan tetap menjaga standar keamanan dan dokumentasi yang ketat.

Jenis Jasa Pengelolaan Arsip

Analisa Fungsi Bisnis

Jadwal Retensi

Kebijakan & Pedoman

Digitalisai Arsip

Klasifikasi Arsip

Analisa Resiko

Penomoran Arsip

Pembenahan

Didukung Penuh Oleh:

Perkumpulan Profesi Pengelola Rekod Indonesia - merupakan suatu wadah organisasi profesi di bidang rekod (arsip dinamis)

Ide awal terbentuknya Perkumpulan Profesi Pengelola Rekod Indonesia (P3RI) bermula saat pertemuan yang dihadiri oleh beberapa praktisi dan akademisi bidang pengelolaan rekod pada 19 Juli 2017 di Jakarta. Para peserta yang hadir memaparkan tantangan yang dihadapi oleh profesi pengelola rekod di Indonesia. Keinginan membentuk wadah organisasi rekod disambut baik oleh peserta dan difasilitasi oleh Kantor Arsip Universitas Indonesia (UI). Berkat rahmat Tuhan Yang Maha Esa, pada 9 Oktober 2017, Pemerintah Republik Indonesia melalui Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia telah mengesahkan pendirian badan hukum Perkumpulan Profesi Pengelola Rekod Indonesia disingkat P3RI (Ref: Nomor AHU-0014361.AH.01.07 TAHUN 2017).

Cycle Archive Life

Gunakan Aplikasi Arsip Digital

Beralih ke aplikasi arsip digital adalah langkah krusial untuk efisiensi modern. Sistem ini mengubah proses kearsipan yang memakan waktu menjadi terpusat, aman, dan mudah diakses, memastikan tim dapat mengelola dan memantau setiap dokumen dengan cepat tanpa terhambat oleh batas fisik.

Efisiensi waktu, cepat, dan dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja

Semua dokumen tersimpan aman di sistem

Semua tim dapat memonitor proses persetujuan dokumen

Paperless