Tahap Penyelesaian Proyek

Setiap proyek harus berakhir dan itulah yang dimaksud dengan tahap penyelesaian proyek pada fase terakhir dari siklus hidup proyek. Inti dari proyek ini adalah Anda harus memenuhi apa yang Anda janjikan untuk dikerjakan. Dengan memastikan Anda menyampaikan semua yang Anda katakan, Anda memastikan bahwa semua pemangku kepentingan atau stakeholders puas dan semua kriteria penerimaan telah dipenuhi. Setelah itu terjadi, proyek Anda dapat selesai atau completion of delivery project

Tahap Penyelesaian proyek kecuali dokumen wajib untuk penagihan proyek, seringkali merupakan fase yang paling sering diabaikan dari semua siklus hidup proyek. Setelah proyek selesai, kewajiban berita acara serah terima selesai, dokumen mudah untuk  dikemas, membuang beberapa file ke dalam laci, dan mulai bergerak langsung ke fase inisiasi proyek berikutnya. Tunggu. Anda belum selesai.

Kegiatan utama dalam tahap penyelesaian proyek adalah mengumpulkan catatan proyek dan membuat berita acara serah terima, laporan close out report, laporan pekerjaan atau dokumen proyek lain untuk melakukan penutupan proyek. Sebagai manajer proyek, Anda perlu meninjau dokumen proyek untuk memastikan dokumen tersebut revisi terakhir. Misalnya, mungkin beberapa permintaan perubahan ruang lingkup atau Scope project diterapkan yang mengubah beberapa karakteristik hasil akhir. Informasi proyek yang Anda kumpulkan selama fase ini harus mencerminkan karakteristik dan spesifikasi terakhir. Jangan lupa untuk memperbarui tugas sumber daya Anda juga. Beberapa anggota tim akan datang dan pergi selama proyek berlangsung. Anda perlu memeriksa ulang apakah semua sumber daya dan peran serta tanggung jawab mereka dicatat.

Setelah hasil proyek didokumentasikan, Anda akan meminta penerimaan formal dari pemangku kepentingan atau pemilik proyek. Mereka tertarik untuk mengetahui apakah produk atau layanan proyek memenuhi tujuan yang ingin dicapai oleh proyek tersebut. Jika dokumentasi Anda sesuai manajemen proyek yang baik, Anda akan memiliki hasil proyek baik untuk dibagikan kepada mereka.

Penutupan kontrak

Kontrak akan segera berakhir seperti halnya proyek yang akan segera berakhir. Jika pemilik pekerjaan sudah menandatangani Berita Acara Penyerahan maka akan dilakukan penutupan kontrak berkaitan dengan penyelesaian dan penyelesaian persyaratan kontrak. Ini mendukung proses penyelesaian proyek karena proses penutupan kontrak menentukan apakah pekerjaan yang dijelaskan dalam kontrak tersebut diselesaikan secara akurat dan memuaskan.

Penutupan kontrak memperbarui catatan proyek yang merinci hasil akhir pekerjaan pada proyek. Kontrak mungkin memiliki syarat atau ketentuan khusus atau addendum untuk diselesaikan. Anda harus mengetahui syarat atau ketentuan ini agar penyelesaian proyek tidak tertunda karena Anda melewatkan detail penting. Jika Anda mengelola kontrak sendiri, pastikan untuk menanyakan atau berdiskusi dengan departemen pengadaan / procurement Anda, apakah ada kondisi khusus yang harus Anda ketahui agar tim proyek Anda tidak secara tidak sengaja menunda penutupan proyek kontrak.

Salah satu tujuan dari proses penutupan kontrak adalah untuk memberikan pemberitahuan resmi kepada supplier-biasanya dalam bentuk tertulis, bahwa kiriman dapat diterima dan memuaskan atau telah ditolak. Jika produk atau layanan tidak memenuhi harapan, vendor perlu memperbaiki masalah sebelum Anda mengeluarkan pemberitahuan penerimaan resmi. Mudah-mudahan, audit kualitas telah dilakukan selama proyek berlangsung dan vendor diberi kesempatan untuk melakukan koreksi lebih awal dalam proses daripada fase penutupan. Bukan ide yang baik untuk menunggu sampai akhir proyek dan kemudian memunculkan semua masalah dan masalah pada vendor sekaligus. Jauh lebih efisien untuk mendiskusikan masalah dengan vendor Anda saat proyek berlangsung karena memberikan kesempatan untuk koreksi ketika masalah terjadi.

Jika produk atau layanan memenuhi harapan proyek dan dapat diterima, pemberitahuan tertulis resmi kepada supplier diperlukan yang menunjukkan bahwa kontrak telah selesai. Ini adalah penerimaan pekerjaan akhir secara formal dan penutupan kontrak. Tanggung jawab Anda sebagai manajer proyek untuk mendokumentasikan penerimaan formal kontrak. Banyak kali ketentuan untuk meresmikan penerimaan dan penutupan kontrak dijabarkan dalam kontrak itu sendiri.

Jika Anda memiliki departemen pengadaan yang menangani administrasi kontrak, mereka akan mengharapkan Anda untuk memberi tahu mereka saat kontrak selesai dan pada gilirannya akan mengikuti prosedur formal untuk memberi tahu supplier bahwa kontrak telah selesai. Namun, Anda masih akan mencatat penyelesaian kontrak dalam salinan catatan proyek Anda.

Beberapa langkah dalam penutupan kontrak adalah

1. Kirim semua dokumen secara formal

Langkah pertama untuk menutup proyek Anda adalah menyelesaikan dan mentransfer kiriman proyek ke klien. Telusuri rencana proyek Anda untuk mengidentifikasi semua kiriman dan pastikan mereka telah sepenuhnya selesai dan diserahkan.

2. Konfirmasi penyelesaian proyek

Selanjutnya, konfirmasi proyek selesai. Tidaklah cukup untuk menyatakan proyek dilakukan sendiri. Setiap orang yang terlibat harus menyetujui penyelesaian proyek sebelum Anda dapat secara resmi menutupnya dan melanjutkan.

Jika Anda melewati langkah ini, Anda dapat terus menerima (dan dikenakan biaya) permintaan perubahan oleh klien.

Untuk mengonfirmasi penyelesaian proyek, Anda perlu mendapatkan persetujuan untuk hasil proyek (yaitu, semua pemangku kepentingan harus setuju bahwa Anda telah menyelesaikan semua bagian dari rencana proyek) dengan persetujuan resmi dari pemangku kepentingan proyek.

Pastikan untuk mendokumentasikan langkah ini sehingga Anda memiliki bukti bahwa penutupan proyek telah ditandatangani secara resmi.

3. Tinjau semua kontrak dan dokumentasi

Setelah Anda menyelesaikan proyek dan menerima persetujuan dari klien, Anda dapat mulai menutup kontrak Anda.

Tinjau semua dokumentasi proyek untuk memastikan semua pihak telah dibayar untuk pekerjaan tersebut dan tidak ada tagihan yang belum dibayar.

Lesson and Learn atau Pelajaran yang didapat

Tahap penyelesaian proyek juga berkaitan dengan menganalisis proses manajemen proyek untuk menentukan efektivitasnya dan untuk mendokumentasikan pelajaran yang didapat. Pelajaran yang dipetik digunakan untuk mendokumentasikan keberhasilan dan kegagalan proyek. Sebagai contoh, pelajaran yang diperoleh mendokumentasikan alasan mengapa tindakan korektif tertentu diambil, hasilnya, penyebab varians kinerja, risiko yang tidak direncanakan yang terjadi, kesalahan yang dibuat dan dapat dihindari, dan sebagainya.

Walaupan, terkadang proyek gagal. Ada hal-hal yang dapat dipelajari dari kegagalan proyek (juga dari proyek yang berhasil), dan informasi ini harus didokumentasikan untuk referensi di masa mendatang. Pelajaran yang dipetik dapat menjadi beberapa informasi paling berharga yang akan Anda ambil dari proyek apa pun. Kita semua dapat belajar dari pengalaman kita, dan cara apa yang lebih baik untuk lebih sukses di proyek Anda berikutnya selain meninjau dokumen pelajaran yang diperoleh dari proyek serupa sebelumnya? Tetapi penting untuk tidak melupakan pelajaran yang didapat.

Melepaskan tim proyek

Melepaskan anggota tim proyek bukanlah proses resmi. Namun, perlu dicatat bahwa pada akhir proyek, Anda akan melepaskan anggota tim proyek Anda, dan mereka akan kembali ke manajer fungsional mereka atau ditugaskan ke proyek baru. Anda perlu memberi tahu manajer mereka, atau manajer proyek lainnya, saat Anda semakin dekat dengan penyelesaian proyek, sehingga mereka punya waktu untuk merencanakan kembalinya karyawan mereka secara memadai. Beri tahu mereka beberapa bulan sebelumnya seperti apa jadwalnya dan seberapa cepat mereka dapat berencana menggunakan karyawan mereka pada proyek baru. Ini memberi manajer lain kemampuan untuk mulai merencanakan aktivitas dan menjadwalkan tanggal aktivitas.

Rayakan!

Tim proyek harus merayakan pencapaian mereka, dan manajer proyek harus secara resmi mengakui upaya mereka dan berterima kasih atas partisipasi mereka dan menutup proyek secara resmi. Perayaan membantu anggota tim secara formal mengenali akhir proyek dan menutup pekerjaan yang telah mereka lakukan. Ini juga mendorong mereka untuk mengingat apa yang telah mereka pelajari dan mulai berpikir tentang bagaimana pengalaman mereka akan bermanfaat bagi mereka dan organisasi  untuk proyek berikutnya

Dokumen akan mudah Anda dapatkan jika selama proses proyek menggunakan aplikasi Manpro. Dokumen dan history pekerjaan dapat di dapat dengan mudah senhingga pada saat close out peroyek team tidak menghabiskan waktu hanya untuk mencari dokumen selama proyek tetapi sudah tersedia di aplikasi Manpro. Hubungi kami untuk penjelasan lebih lanjut

 

 

X