Dokumentasi Proyek

Walaupuan nilai dan keberhasilan proyek dapat diukur dari biaya, waktu dan kualitas, dokumentasi proyek   menjadi syarat  untuk setiap keberhasilan proyek tersebut. Delivery sebuah proyek menghasilkan dan bergantung pada beberapa hasil, yang semuanya menjadi bagian dari “catatan / record proyek” atau dokumentasi proyek. Catatan atau dokumentasi proyek ini harus dikelola, baik untuk proyek saat ini maupun untuk referensi di masa mendatang.

Dokumentasi proyek menyediakan sarana di mana informasi dan informasi dibuat dan dibagikan, dan itu adalah dasar di mana keputusan dibuat dan disetujui. Dapat dikatakan bahwa “jika itu ada pekerjaannya, itu harus didokumentasikan”, dan sebenarnya semua elemen proyek utama didokumentasikan , mulai dari pernyataan kerja, hingga laporan harian dan mingguan. Dengan demikian, manajemen dokumen proyek merupakan faktor kunci keberhasilan proyek.

Manajemen Dokumen Proyek

Manajemen dokumen proyek didefinisikan oleh praktik dan prosedur yang digunakan untuk membuat, mendistribusikan, dan menyimpan berbagai jenis dokumentasi proyek. Pada tingkat global, praktik manajemen dokumen dirancang untuk memenuhi tujuan dan sasaran berikut:

  • Menyediakan mekanisme untuk produksi dan kontrol dokumen.
  • Menyediakan format dan template standar untuk dokumen proyek.
  • Merupakan kolaborasi melalui proses terstruktur untuk tinjauan dan persetujuan dokumen.
  • Memfasilitasi pengambilan dokumen dan aksesibilitas.
  • Meminimalkan kesalahan dokumentasi melalui kontrol versi dan akses aman.
  • Memastikan bahwa semua dokumen terkini dan distribusi tepat waktu.

Pada akhirnya, kemampuan untuk memproses dan mengelola semua jenis dokumen proyek dengan cepat dan mudah sangat penting untuk memastikan aliran informasi yang konsisten kepada semua pemangku kepentingan proyek. Dokumen proyek mewakili kumpulan fakta, analisis, kesimpulan, dan keputusan yang dibuat sepanjang siklus hidup proyek, termasuk Kasus Bisnis proyek, Pernyataan Kerja, Rencana Tata Kelola, Laporan Status, Profil Pekerjaan Proyek, dan banyak dokumen materi pelajaran (unik untuk proyek yang diberikan). Dokumen-dokumen ini harus diperlakukan dengan baik, dikelola melalui standar yang memenuhi kebutuhan produksi, distribusi, dan penyimpanan.

Praktek Dokumen Proyek dengan benar

Daftar berikut tentang pedoman sederhana yang akan ditetapkan untuk pendekatan standar yang konsisten dalam mengelola dokumen proyek.

Buat struktur organisasi yang relevan untuk folder/direktori dokumen Anda. (menggunakan proyek, tim, jenis dokumen, versi, status [draf atau final] untuk membentuk struktur).

Tetapkan konvensi penamaan yang bermakna dengan mempertimbangkan nama proyek, jenis dokumen, versi, penulis, dan kriteria organisasi valid lainnya. Konvensi penamaan harus menyediakan akses mudah dan penyortiran dokumen yang disimpan (yaitu untuk identifikasi cepat).

Gunakan hak workgroup/folder/direktori untuk menetapkan aturan akses yang realistis guna menentukan siapa yang dapat membuat, membaca, memperbarui, dan menghapus dokumen yang disimpan dalam repositori.

Buat aturan untuk penyimpanan, pembersihan, dan backup dokumen agar dokumen tetap updated dan hapus dokumen yang tidak perlu dari repositori. Ikuti standar tentang bagaimana dokumen diproduksi yang mencakup format, pengumpulan data, produksi draf, tinjauan, revisi, persetujuan, dan kontrol versi.
Menganalisis Kebutuhan dan Kemampuan Dokumen kontrol.

Langkah pertama untuk manajemen dokumen proyek standar adalah untuk memastikan bahwa praktik yang diadopsi secara tepat “didefinisikan, direview  dan disetujui” sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan masing-masing proyek. Berikut adalah pertanyaan-pertanyaan yang harus dipertimbangkan sebagai bagian dari upaya perencanaan ini:

  • Jenis dokumen apa yang dibutuhkan proyek Anda? (mempertimbangkan dokumen kasus bisnis, dokumen inisiasi proyek, rencana proyek, kontrak, dokumen kebijakan, spesifikasi pekerjaan, dokumen teknis, formulir dan laporan).
  • Apa tujuan dari setiap dokumen dalam proyek dan proses manajemen proyek?
  • Bagaimana dan kapan berbagai dokumen ini digunakan dalam proses proyek?
  • Siapa yang akan memiliki masukan ke dalam dokumen-dokumen ini?
  • Siapa yang membutuhkan akses ke dokumen-dokumen ini?
  • Bagaimana kebutuhan dan persyaratan ini berlaku untuk proyek dengan ukuran, kompleksitas, dan visibilitas yang berbeda?

Dalam Aplikasi Manpro dokumen tersusun rapih dan sistematis, stakeholder dapat berkomunikasi dengan efektif.  Hubungi Kami untuk penjelasan lebih lanjut

X