RFI dalam proyek

Permintaan / pengajuan informasi atau Request for information atau disingkat RFI dalam proyek adalah dokumen yang sering digunakan tahap pelaksanaan atau konstruksi. RFI bertujuan  untuk mengklarifikasi detail yang diperlukan dari suatu proyek. Banyak RFI ditulis dan ditanggapi selama proyek konstruksi untuk menjaga semuanya tetap berjalan sesuai dengan kontrak lingkup desain, spesifikasi, dan bahan yang tepat.

Dalam sebuah proyek, setiap aspek desain bangunan akan diperhitungkan dalam kontrak. Pada kenyataannya, berbagai elemen proyek masih perlu diklarifikasi selama konstruksi, dan RFI adalah sarana utama bagi subkontraktor, kontraktor umum, arsitek, dan klien untuk menyampaikan pertanyaan apa pun yang muncul.

RFI dalam proyek  konstruksi sangat umum:. Menggunakan RFI membuat proyek tetap sesuai jadwal dan sesuai anggaran. Manajemen RFI yang baik pada akhirnya menghasilkan pemangku kepentingan yang puas.

Apakah  Perbedaan Antara RFI, RFP, RFQ dan RFT?

Dengan begitu banyak jenis permintaan yang berbeda, mungkin sulit untuk membedakan antara RFI, RFP, RFQ, dan bahkan RFT. Biasanya, RFI digunakan selama tahap lingkup pelaksanaan , sedangkan Request For Proposal atau permintaan proposal (RFP), Request for quotation atau permintaan penawaran (RFQ) Request for Tender  dan permintaan tender (RFT) adalah bagian dari tahap perencanaan awal, dengan penjelasan :

Permintaan penawaran atau Request For Quotation (RFQ): Umumnya, RFQ digunakan dalam kasus di mana klien membutuhkan informasi tentang biaya produk atau layanan tertentu. Klien dapat mengirimkan RFQ untuk mengumpulkan informasi tentang bagaimana vendor atau kontraktor akan menangani aspek tertentu dari sebuah proyek, seperti perkiraan biaya atau deskripsi kerja.

Request for proposal (RFP): RFP adalah permintaan yang lebih banyak digunakan untuk mengumpulkan informasi tentang informasi proyek yang mendalam, seperti metode, jadwal, dan detail harga tertentu. Paling sering, RFP digunakan oleh klien yang menginginkan pemahaman rinci tentang persyaratan untuk menyelesaikan proyek.

Permintaan tender Request for Tender  (RFT): RFT adalah permintaan yang paling spesifik, dan responden harus menetapkan persyaratan yang jelas bahwa mereka akan terikat jika tender diterima. Intinya, RFT adalah permintaan kontrak, dan tanggapan terhadap RFT sering dianggap mengikat secara hukum.

Setelah kontrak dibuat dan proyek sedang berjalan, RFI digunakan untuk mengklarifikasi detail yang mungkin salah atau tidak cukup dijelaskan dalam rencana awal.

Penggunaan RFI antara lain untuk menanyakan kepada perencana atau klien seperti klarifikasi desain, bahan pengganti, identifikasi masalah konstruksi, verifikasi persyaratan kontrak berikut pertanyaan RFI  yang paling umum adalah :

• Memperjelas desain: Tanyakan kepada kontraktor untuk spesifikasi desain jika informasi dalam rencana awal tidak jelas atau bertentangan.
• Bahan pengganti: Sarankan perubahan yang wajar ketika bahan tidak tersedia, tidak terjangkau, atau tidak cocok untuk suatu proyek.
• Identifikasi masalah konstruksi: Menemukan resolusi ketika masalah konstruksi terjadi karena masalah lokasi atau site lapanga, masalah pengurutan, atau informasi yang saling bertentangan atau discrapancies yang terjadi
• Verifikasi persyaratan kontrak: Pahami spesifikasi kontrak ketika persyaratannya, termasuk waktu atau anggaran, tidak jelas.

Proses RFI

Proses RFI rumit dan sering kali melibatkan banyak pemangku kepentingan, termasuk subkontraktor, kontraktor umum, konsultan, arsitek, insinyur, dan klien. Rata-rata, RFI menerima tanggapan setelah delapan hari, meskipun dapat memakan waktu lebih lama dengan proyek yang kompleks dan berjangka panjang.

RFI biasanya melalui serangkaian langkah berikut:

Langkah 1: Subkontraktor menulis RFI untuk mengklarifikasi kontrak, desain, spesifikasi, atau standar, kemudian menyerahkan RFI kepada kontraktor umum.

Langkah 2: Jika mereka mampu, kontraktor umum memberikan jawaban yang tepat untuk pertanyaan yang diajukan dalam RFI.

Langkah 3: Jika informasi lebih lanjut diperlukan, RFI dikirim ke arsitek, insinyur, konsultan, subkontraktor atau klien.

Langkah 4: Setelah orang yang tepat menjawab RFI dengan cukup detail, RFI dikembalikan ke subkontraktor.

Langkah 5: Pekerjaan dimulai lagi jika subkontraktor puas dengan tanggapannya. Jika tidak, subkontraktor merevisi dan mengirimkan kembali RFI.

Cara Menulis RFI yang Efektif

Saat menulis RFI, ingatlah tip berikut yang meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan respons yang jelas dan tepat waktu.

1. Definisikan masalahnya: RFI harus selalu dimulai dengan pernyataan yang jelas tentang masalah yang perlu diselesaikan. Selain itu, RFI harus fokus pada satu masalah tertentu, karena ini lebih mungkin untuk menerima tanggapan yang memuaskan.
2. Memberikan solusi: Sebagai ahli, subkontraktor biasanya memiliki ide yang sangat baik untuk memecahkan tantangan di seluruh proyek dan menggunakan proses RFI untuk menyajikan solusi yang kuat untuk masalah yang muncul.
3. Konteks penawaran: Pastikan untuk menyertakan informasi tambahan apa pun yang diperlukan untuk menjelaskan masalah secara lengkap. Banyak RFI dikembalikan ke subkontraktor hanya karena tidak ada konteks yang cukup untuk menjawab pertanyaan sepenuhnya.
4. Sertakan visual: Melampirkan visual utama, seperti denah bangunan atau foto, dapat membantu memperjelas situasi secara konkret, sehingga memudahkan kontraktor umum untuk menyelesaikan masalah.

Bagaimana Menanggapi RFI

Kontraktor umumnya dapat menerima ratusan RFI selama proyek konstruksi multi-tahun, jadi sangat penting untuk memiliki proses yang efisien untuk menanganinya.

Baca RFI dengan cermat, RFI sering dikembalikan sebelum pertanyaan dijawab secara memadai karena RFI tidak sepenuhnya dipahami. Luangkan waktu untuk melihat dengan cermat RFI dan dokumentasi pendukung sebelum menulis tanggapan.

Libatkan orang lain jika perlu: Beberapa pertanyaan berada di luar cakupan kontraktor umum, jadi pastikan untuk membawa insinyur, arsitek, dan konsultan saat muncul masalah yang memerlukan perhatian khusus.

Catat semua RFI dengan menggunakan  perangkat lunak manajemen konstruksi Manpro, otomatis semua tercatat  RFI yang masuk, dengan nomor unik dan tanggal jatuh tempo untuk tanggapan. Pengguna Manpro dengan mudah melihat histori atau log RFI karena semua tersimpan rapih dan sistematis

RFI dalam aplikasi Manpro dapat dijabarkan sebagai berikut

Manpro berguna untuk mengingatkan dengan notifikasi, sebagai database RFI dan mencegah stakeholders lupa atau skip menjawab.

Requests-for-Information (RFI) dapat membantu proyek berjalan dengan lancar dan sesuai jadwal, tetapi juga dapat menyebabkan penundaan yang dapat berarti pembengkakan biaya dan kehilangan keuntungan. Manpro bermanfaat untuk

Menjaga agar RFI tetap teratur dan dapat diakses
Menjawab RFI dengan mudah dan ternotifikasi kesemua stakeholder
Ubah RFI menjadi tindakan dengan cepat
Rekam riwayat semua RFI berserta log dan notifikasi open closed sebuah RFI
Antisipasi cepat saat respons terhadap RFI jika menghasilkan perubahan dalam proyek baik waktu, biaya dan qualitas