Project Charter pada manajemen proyek

Pentingnya penggunaan Project Charter pada manajemen proyek juga menjadi salah satu faktor keberhasilan dari suatu proyek. Project Charter  merupakan ruang lingkup, objek, dan sumber daya yang terlibat di dalam project. Yang sering kali terlupakan, project charter merupakan dokumen essensial yang digunakan untuk melakukan otorisasi suatu project.

Salah satu kegunaan dari project charter pada manajemen proyek adalah sebagai dokumen yang memberikan otorisasi kepada manager untuk menggunakan sumber daya yang ada untuk menjalankan proyek.

Apa saja yang ada di dalam dokumen project charter?

Salah satu karakteristik dari project yang baik adalah informasi nya jelas dan juga memenuhi syarat.

Untuk memenuhi persyaratan tersebut, ada elemen-elemen dasar yang dapat dipenuhi dalam pembuatan project charter, yaitu:

1. Kebutuhan utama dari project.
2. Manajemen risiko project.
3. Millestones atau panduan untuk mengukur progress kerja project.
4. Karakteristik unik yang ada di dalam project.
5. Faktor krusial yang menjadi faktor kesuksesan suatu project.
6. Anggaran project dan Otorisasi pengeluaran dari project.
7. Kebutuhan kepentingan stakeholder/klien.
8. Kebutuhan sponsor.
9. Peran dan tanggung jawab project manager dan tim.

Keuntungan Penggunaan Project Charter untuk Project Manager dan Tim:

1. Membantu untuk menentukan value dari suatu project.
2. Menghemat waktu pada saat project berjalan.
3. Membuat budgget yang dikeluarkan dalam project menjadi lebih jelas dan transparan.
4. Membantu untuk memberikan arahan yang jelas kepada anggota tim proyek.
5. Memberikan inspirasi kepercayaan kepada tim.
6. Meningkatkan moral pada tim.

Dokumen tersebut mencakup semua informasi high level mengenai proyek dan pada produk, layanan, atau hasil proyek untuk memenuhi, seperti:

1. Tujuan proyek;
2. Tujuan proyek yang terukur dan kriteria keberhasilan terkait;
3. Persyaratan level atas;
4. Penjelasan Level atas, batasan, dan hasil (deliverable) utama;
5. Keseluruhan risiko proyek;
6. Ringkasan jadwal tonggak- pencapaian (milestone);
7. Sumber keuangan yang telah disetujui sebelumnya;
8. Daftar pemangku kepentingan utama;
9. Persyaratan persetujuan proyek (yaitu, apa yang merupakan keberhasilan suatu proyek, siapa yang memutuskan proyek tersebut berhasil, dan siapa yang menandatangani proyek);
10. Kriteria penyelesaian proyek (yaitu, kondisi apa yang harus dipenuhi agar bisa menyelesaikan atau membatalkan proyek atau fasenya);
11. Manajer proyek yang ditugaskan, tanggung jawab, dan tingkat otoritas
12. Nama dan wewenang sponsor atau orang lain yang memberi otorisasi Project Charter.

Di bawah ini adalah contoh project charter yang telah memiliki informasi cukup lengkap :

Bagaimanakah pendapat Anda dalam menyajikan project charter yang efektif ? Bagikan pengalaman Anda di kolom komen di bawah ini. Untuk artikel lainnya, kunjungi laman MANPRO yang lain.