5 Alasan Pentingnya Aplikasi Arsip Untuk Perusahaan
Beralih menggunakan teknologi digital dalam mengelola arsip perusahaan merupakan cara terbaik untuk selalu memastikan keamanan dan keselamatan berbagai dokumen penting dalam jangka waktu panjang. Alih-alih menggunakan arsip konvensional yang tidak praktis dan sudah ketinggalan jaman, sekarang merupakan waktu yang tepat bagi Anda untuk beralih menggunakan aplikasi arsip yang bisa diakses kapan saja dan di mana saja dengan mudah melalui perangkat pintar milik Anda.
Nah, untuk lebih jelasnya berikut beberapa alasan pentingnya menggunakan aplikasi arsip digital dalam mengelola dokumen perusahaan.
1. Keamanan yang Terjamin
Penggunaan aplikasi arsip dapat memastikan keamanan yang lebih terjamin untuk menyimpan berbagai dokumen penting perusahaan, dibandingkan jika Anda menyimpannya dalam bentuk fisik di lemari arsip. Hal ini dikarenakan seiring berjalannya waktu, catatan dalam bentuk kertas bisa rusak kapan saja, baik itu karena termakan oleh rayap, robek, tersiram air, bahkan juga hilang atau dicuri.
Aplikasi arsip dapat menghilangkan semua resiko kerusakan file berbentuk fisik dengan menyimpannya menggunakan ruang digital yang tidak terbatas, sehingga semua dokumen Anda dapat tersimpan dengan aman.
2. Sistematis dan Terorganisir
Karena lebih praktis dan mudah, aplikasi arsip memungkinkan Anda untuk meminimalisir proses pengelolaan dokumen yang merepotkan dan memakan waktu. Alih-alih harus memilah tumpukan dokumen dari lemari arsip, dengan aplikasi yang lebih sistematis dan terorganisir, setiap karyawan Anda dapat mengakses data-data penting dalam waktu yang cenderung lebih cepat.
3. Hemat Ruang dan Biaya
Untuk mengarsipkan dokumen dalam bentuk fisik Anda tidak hanya sekedar membutuhkan ruang tempat penyimpanan saja, tapi Anda juga harus menyediakan berbagai keperluan lainnya seperti kertas, tinta, alat tulis, map, lemari penyimpanan, dan lain sebagainya. Semakin banyak dokumen yang Anda arsipkan, maka akan semakin banyak pula biaya yang harus dikeluarkan untuk membeli semua kebutuhan tersebut.
Berbeda dengan aplikasi arsip, selain harganya yang lebih terjangkau karena Anda hanya perlu membayar untuk satu aplikasi saja, Anda juga bisa mendapatkan unlimited storage sehingga tidak membutuhkan ruang lebih meski harus menyimpan banyak dokumen. Jika dibandingkan di antara kedunya, tentu saja penggunaan aplikasi arsip merupakan opsi terbaik untuk menghemat ruang dan biaya.
4. Mempermudah Koordinasi
Karena aplikasi arsip bisa diakses oleh setiap user yang memiliki kepentingan, hal ini dapat memudahkan proses koordinasi setiap divisi jika mereka diharuskan untuk berkolaborasi dalam menyelesaikan pekerjaan. Karyawan Anda tidak perlu membuang-buang waktu dan tenaga hanya untuk bertemu agar bisa memberikan informasi penting yang terdapat di dalam dokumen. Cukup dengan membuka aplikasi yang tersedia di perangkat masing-masing, setiap user dapat saling berbagi dokumen kapan saja dan dari mana saja tanpa kendala.
5. Mendukung Go Green
Dengan mendigitalisasikan setiap dokumen penting, artinya Anda telah ikut berkontribusi membantu planet dalam melakukan gerakan Go Green. Menggunakan aplikasi arsip sama dengan mengurangi jumlah penumpukan limbah kertas, yang artinya juga mengurangi jejak karbon di bumi kita.
Selain itu, dengan beralih menggunakan arsip digital, Anda juga bisa menciptakan identitas merek sebagai perusahaan ramah lingkungan yang ingin ikut berpartisipasi untuk mendukung masa depan yang lebih hijau. Tentunya, citra ini akan lebih dihargai dan didukung oleh seluruh konsumen dan karyawan Anda.
Penggunaan aplikasi arsip merupakan salah satu langkah maju bagi perusahaan untuk lebih mudah dalam memanajemen berbagai dokumen penting. Nah, sekarang merupakan giliran Anda untuk meninggalkan sistem pengelolaan arsip konvensional yang sudah ketinggalan jaman dan beralih menggunakan teknologi pengarsipan yang lebih praktis dan maju. Beralihlah ke manajemen arsip digital