Perlukah Menerapkan Tahapan Manajemen Proyek?

Dalam pelaksanaan proyek, tahapan manajemen proyek menggambarkan proses level tingkat tinggi untuk mencapai suatu kesuksesan dalam suatu proyek.

Tahapan manajemen proyek ini menjadi suatu rangkaian tahapan-tahapan yang akan dilalui dari proses awal pelaksanaan proyek hingga proses proyek selesai.

Tujuan dari pelaksanaan tahapan manajemen proyek salah satunya untuk mengurangi hambatan yang dampaknya di kemudian hari tidak akan mengganggu pelaksanaan.

Untuk mengurangi hambatan tersebut, ada 4 tahapan manajemen proyek yang bisa Anda lakukan dalam pelaksanaan proyek, yaitu:

1. Inisiasi Proyek

Hal pertama yang harus diperhatikan adalah mengidentifikasikan kebutuhan bisnis, permasalaham, atau peluang, dan melakukan brainstorming kepada tim Anda untuk menemukan cara untuk memenuhi kebutuhan proyek, menyelesaikan masalah, dan menemukan peluang.

Pada tahap ini,Anda harus mengetahui apa tujuan proyek Anda, menentukan apakah proyek Anda layak, dan mengidentifikasi hasil utama/hasil akhir dari proyek yang akan Anda kerjakan.

Dari tahapan inisiasi proyek ini, Anda dapat menerapkan langkah-langkah yang mencakup hal berikut ini:

• Melakukan studi kelayakan.
• Mengidentifikasikan ruang lingkup.
• Mengidentifikasikan hasil akhir yang dituju dalam proyek.
• Menentukan stakeholders.
• Mengembangkan sebuah studi kasus.

2. Perencanaan Proyek

Setelah proyek disetujui berdasarkan identifikasi inisiasi, tahap selanjutnya yang dilakukan adalah perencanaan.

Pada tahap ini, Anda harus melakukan break down dari proyek yang besar menjadi tugas-tugas yang lebih kecil, membangun tim, dan menyiapkan jadwal untuk menyelesaikan tugas-tugas.

Dari tahapan perencanaan proyek ini, Anda dapat menerapkan langkah-langkah yang mencakup hal berikut ini:

• Membuat perencanaan proyek.
• Membuat diagram alur kerja.
• Melakukan estimasi biaya.
• Mengumpulkan sumber daya.
• Mengidentifikasi risiko dan mengantisipasi risiko yan gberpotensi menjadi penghalang selama proyek berlangsung.

3. Eksekusi

Selama persetujuan proyek, pengembangan rencana, dan membangun tim proyek yang telah dilakukan, tahapan selanjutnya yang harus dilaksanakan adalah eksekusi.

Tahapan ini mengubah rencana yang sudah Anda buat menjadi tindakan / pekerjaan yang harus Anda kerjakan.

Tugas dari manajer proyek dalam tahap ini adalah untuk bekerja sesuai rencana, mengatur anggota tim, mengelola jadwal, dan memastikan pekerjaan dilakukan sesuai dengann rencana awal.

Dari tahapan eksekusi proyek ini, Anda dapat menerapkan langkah-langkah yang mencakup hal berikut ini:

• Membuat tugas dan mengatur alur kerja.
• Memberikan briefing kepada tim Anda mengenai tanggung jawab dan tugas yang sudah dibuat.
• Membangun komunikasi yang baik dengan tim, klien, dan manajemen proyek.
• Melakukan monitoring kualitas kerja tim.
• Mengatur budget.

4. Penutupan Proyek

Pada tahapan penutupan / penyelesaian proyek ini, Anda memberikan hasil akhir, membubarkan tim proyek, dan menentukan keberhasilan proyek.

Pada tahap ini Anda juga harus melajkan evaluasi manakah proyek yang berhasil dan juga tidak pada proses pelaksanaan proyek berlangsung.

Dari tahapan terakhir ini, Anda harus menerapkan langkah-langkah yang mencakup hal berikut ini:

• Menganalisa performa proyek.
• Menganalisa performa tim.
• Mendokumentasikan hasil akhir proyek.
• Melakukan review pasca implementasi proyek.
• Melakukan evaluasi budgeting yang digunakan dan yang tidak digunakan pada pelaksanaan proyek.

Manajemen proyek memegang peranan penting untuk kelancaran suatu proyek. Apakah Anda telah menerapkan tahapan tersebut di proyek Anda?

Ceritakan pada kami di kolom komentar mengenai perencanaan yang telah Anda buat, adakah hambatan dan bagaimanakah hasil akhir proyek Anda.