Project Charter pada manajemen proyek

Pentingnya penggunaan Project Charter pada manajemen proyek juga menjadi salah satu faktor keberhasilan dari suatu proyek. Project Charter  merupakan ruang lingkup, objek, dan sumber daya yang terlibat di dalam project. Yang sering kali terlupakan, project charter merupakan dokumen essensial yang digunakan untuk melakukan otorisasi suatu project.

Salah satu kegunaan dari project charter pada manajemen proyek adalah sebagai dokumen yang memberikan otorisasi kepada manager untuk menggunakan sumber daya yang ada untuk menjalankan proyek.

Apa saja yang ada di dalam dokumen project charter?

Salah satu karakteristik dari project yang baik adalah informasi nya jelas dan juga memenuhi syarat.

Untuk memenuhi persyaratan tersebut, ada elemen-elemen dasar yang dapat dipenuhi dalam pembuatan project charter, yaitu:

1. Kebutuhan utama dari project.
2. Manajemen risiko project.
3. Millestones atau panduan untuk mengukur progress kerja project.
4. Karakteristik unik yang ada di dalam project.
5. Faktor krusial yang menjadi faktor kesuksesan suatu project.
6. Anggaran project dan Otorisasi pengeluaran dari project.
7. Kebutuhan kepentingan stakeholder/klien.
8. Kebutuhan sponsor.
9. Peran dan tanggung jawab project manager dan tim.

Keuntungan Penggunaan Project Charter untuk Project Manager dan Tim:

1. Membantu untuk menentukan value dari suatu project.
2. Menghemat waktu pada saat project berjalan.
3. Membuat budgget yang dikeluarkan dalam project menjadi lebih jelas dan transparan.
4. Membantu untuk memberikan arahan yang jelas kepada anggota tim proyek.
5. Memberikan inspirasi kepercayaan kepada tim.
6. Meningkatkan moral pada tim.

Dokumen tersebut mencakup semua informasi high level mengenai proyek dan pada produk, layanan, atau hasil proyek untuk memenuhi, seperti:

1. Tujuan proyek;
2. Tujuan proyek yang terukur dan kriteria keberhasilan terkait;
3. Persyaratan level atas;
4. Penjelasan Level atas, batasan, dan hasil (deliverable) utama;
5. Keseluruhan risiko proyek;
6. Ringkasan jadwal tonggak- pencapaian (milestone);
7. Sumber keuangan yang telah disetujui sebelumnya;
8. Daftar pemangku kepentingan utama;
9. Persyaratan persetujuan proyek (yaitu, apa yang merupakan keberhasilan suatu proyek, siapa yang memutuskan proyek tersebut berhasil, dan siapa yang menandatangani proyek);
10. Kriteria penyelesaian proyek (yaitu, kondisi apa yang harus dipenuhi agar bisa menyelesaikan atau membatalkan proyek atau fasenya);
11. Manajer proyek yang ditugaskan, tanggung jawab, dan tingkat otoritas
12. Nama dan wewenang sponsor atau orang lain yang memberi otorisasi Project Charter.

Di bawah ini adalah contoh project charter yang telah memiliki informasi cukup lengkap :

 

Contoh Project Charter
Project Name	Def Project
Project Sponsor	Dave Sponsor	Project Manager	Ami Award
Date or Project Approval	8th March 2020	Last Revision Date	15th April 2020
Project Description	Untuk mengenalkan untuk membuat sistem untuk menjawab telephone secara otomatis
Scope	IVR Systems akan memberikan bantuan untuk mengenalkan kepada tim sales dalam menerima order dan juga memastikan order yang terlewatkan/ Sistem ini akan menolong tim sales dalam proses penjualan dalam ruang lingkup ini
Business Case	Untuk meningkatkan 20% penjualan untuk tim sales dari periode sebelumnya. Mengurangi data panggilan yang terlewatkan menjadi 0%. Meningkatkan kepuasan pelanggan menjadi 10 poin.
Constraints (In priority order)	Time	4 Bulan
	Budget	Rp 45.000.000,-
	Scope	TBD
	Quality	Memprioritaskan waktu dan meminimalisir over budget
Project Deliverables	IVS System akan membantu tim sales dan melakukan training untuk tim sales, dan melakukan support kepada tim sales selama satu bulan pada awal penggunaan.
Benefits (Measurable Result)	KPI	Baseline	Goal
	Melakukan penjualan per user Menghandle telephone Kepuasan pelanggan	20 11 17	24 0 27
Steering Committee	CEO	Project Team	Sales Reputation
	Finance Director		4x Developer TBD
	Sales Director
Key Stakeholder	Name	Success Kriteria
Risk	Seluruh tim tidak memiliki pengetahuan bagaimana cara membuat setup di IVR dan ini menjadi peluang sangat besar untuk meremehkan para pekerja yang terlibat

 

Bagaimanakah pendapat Anda dalam menyajikan project charter yang efektif ? Bagikan pengalaman Anda di kolom komen di bawah ini. Untuk artikel lainnya, kunjungi laman MANPRO yang lain.