Banyak perusahaan yang bekerja tanpa dokumen kontrol profesional mengalami kesulitan dalam tracking dokumen. Bayangkan jika setiap karyawan mencari dokumen atau informasi selama 15 menit per hari (bisa dikatakan 15 menit, saya sebenarnya cukup optimis. Coba hitung berapa banyak waktu yang Anda curahkan setiap hari untuk mencari dokumen atau informasi, sendiri Anda akan terkejut). Maka dari itu mengapa kita harus menerapkan dokumen kontrol.
Dokumen kontrol akan membantu Anda mengambil informasi yang benar lebih cepat. Dengan kata lain, tidak ada waktu yang terbuang untuk mencari dokumen, atau informasi. Dokumen kontrol memungkinkan untuk mendapatkan kontrol atas dokumentasi. Mendapatkan dokumen kontrol (termasuk modifikasi dokumen, pembaruan, penarikan, dll.) Berarti Anda akan yakin bahwa informasi yang ada paling banyak adalah informasi terbaru.
Dengan Document Control, Anda akan yakin bahwa semua revisi dokumen disimpan, dokumen yang ada saat ini adalah yang terbaru (terbaru).
Dokumen control sangat penting untuk memastikan tracking dokumen
Siapa yang mengirim dokumen ini kepada siapa, kapan, dan dengan konten teknis atau komersial apa?
Kenapa kamu butuh penelusuran atau tracking? Karena itu memastikan bahwa Anda tidak akan pernah kehilangan jejak apa yang terjadi pada dokumen atau proyek Anda atau di departemen Anda.
Document Control membantu melindungi kepentingan perusahaan. Penting bagi anda untuk dapat mengambil dokumentasi terbaru atau diupdate terakhir untuk mengambilnya dengan cepat.
Tanpa document control yang tepat yang diterapkan di Perusahaan Anda, Anda akan mengalami banyak kesulitan untuk melakukannya.
Tanpa dokumen kontrol profesional, Anda mungkin tidak dapat memberikan informasi yang diperlukan kepada auditor (internal atau eksternal) pada waktunya.
Dalam perusahaan yang sama (atau dalam proyek yang sama, departemen yang sama, dll), dokumen kontrol berarti bekerja dengan standar yang sama, membuat dokumentasi standar, dan mematuhi peraturan industri dan persyaratan hukum.
Dokumen kontrol profesional sehari-hari akan memungkinkan Anda mengetahui, kapan saja, status kiriman proyek.
Dengan membantu mendefinisikan aturan untuk mengakses dokumen (siapa yang dapat mengakses dokumen, siapa yang dapat membacanya, memodifikasinya, dll) dan dengan menerapkan peraturan ini baik pada jaringan, atau dalam perangkat lunak dokumen kontrol / dokumen. Oleh karena itu, pengendalian dokumen akan menghindari perubahan dokumen yang tidak terkendali, dan juga akses yang tidak diizinkan ke dokumen.
Di sisi lain, dengan mendefinisikan peraturan untuk mengakses dokumen, juga akan memastikan bahwa setiap orang yang perlu memiliki akses ke dokumen, benar-benar akan memiliki akses terhadap dokumen tersebut.
Kesimpulannya, menerapkan pengendalian dokumen dan investasi pada pengendali dokumen profesional yang terampil (lebih pada peran dan tugas Pengawas Dokumen adalah cara untuk melindungi perusahaan Anda, serta memastikan aksesibilitas, pengendalian, kontrol dan keamanan untuk dokumen dan informasi Anda.
Manajemen dokumen di perusahaan Anda belum terorganisir dengan baik ? Aplikasi MANPRO dapat membantu Anda untuk mengkontrol dokumen dan manajemen arsip hanya dalam 1 platform.
Manajemen proyek konstruksi sangatlah penting dalam keberhasilan pengelolaan proyek di dunia konstruksi yang sangat kompleks.…
Kemajuan teknologi Internet of Things (IoT) tidak terlepas dari peran sensor yang semakin canggih, kecil,…
Industri pertambangan merupakan salah satu sektor dengan tingkat kompleksitas operasional tertinggi. Aktivitas berlangsung di area…
Di tengah persaingan bisnis yang semakin ketat, efisiensi operasional menjadi kata kunci bagi perusahaan untuk…
Pertambangan adalah sektor industri yang padat modal, berisiko tinggi, dan beroperasi di lingkungan ekstrem. Dari…
Pada kesempatan kali ini kita akan membahas secara lengkap mengenai contoh arsip digital yang digunakan…