Menciptakan lingkungan agar kolaborasi tim proyek berjalan baik adalah dengan melibatkan beberapa faktor yang berkontribusi seperti kesepakatan atau kekompakan tim, struktur, dan proses. Faktor-faktor in mendukung budaya yang memungkinkan individu untuk bekerja sama dan memberikan efek sinergis dari interaksi.
Kesepakatan tim.
Kesepakatan tim mewakili seperangkat parameter perilaku dan norma kerja yang ditetapkan oleh tim proyek dan ditegakkan melalui komitmen individu dan tim proyek. Kesepakatan tim harus dibuat pada awal proyek dan akan berkembang siring waktu karena tim proyek terus bekerja sama dan mengidentifikasi norma dan perilaku yang diperlukan untuk terus bekerja sama dengan sukses.
Struktur organisasi.
Tim proyek menggunakan, menyesuaikan, dan menerapkan struktur yang membantu mengoordinasikan upaya individu yang terkait dengan pekerjaan proyek. Struktur organisasi adalah setiap pengaturan atau hubungan antara unsur-unsur pekerjaan proyek dan proses organisasi. Struktur ini dapat didasarkan pada peran, fungsi, atau otoritas. Mereka dapat didefinisikan sebagai eksternal untuk proyek, disesuaikan agar sesuai dengan konteks proyek, atau baru dirancang untuk memenuhi kebutuhan proyek yang unik. Seorang figur otoritas dapat secara formal memaksakan struktur, atau anggota tim proyek dapat berkontribusi pada desainnya yanq selaras dengan struktur organisasi.
Contoh struktur organisasi yang dapat meningkatkan kolaborasi termasuk, namun tidak terbatas
pada:
Definisi peran dan tanggung jawab,
Alokasi karyawan dan vendor ke dalam tim proyek,
Komite formal yang ditugaskan dengan tujuan tertentu, dan
Rapat tetap yang secara teratur meninjau topik tertentu
Proses.
Tim proyek mendefinisikan proses yang memungkinkan penyelesaian tugas dan tugas kerja. Misalnya, tim proyek mungkin menyetujui proses dekomposisi menggunakan struktur rincian kerja (WBS), backlog, atau papan tugas.
Tim proyek dipengaruhi oleh budaya organisasi yang terlibat dalam proyek, sifat proyek, dan lingkungan tempat mereka beroperasi. Dalam pengaruh ini, tim proyek membangun budaya tim mereka sendiri. Tim provek dapat menyesuaikan struktur mereka untuk mencapai tujuan proyek dengan sebaik-baiknya. Dengan mendorong lingkungan yang inklusif dan kolaboratif, pengetahuan dan keahlian lebih bebas dipertukarkan, yang pada gilirannya memungkinkan hasil proyek yang lebih baik.
Kejelasan tentang peran dan tanggung jawab dapat meningkatkan budaya tim. Dalam tim proyek, tugas tertentu dapat didelegasikan kepada individu atau dipilih oleh anggota tim proyek itu sendiri. Ini mencakup wewenang, akuntabilitas, dan tanggung jawab yang terkait dengan tugas:
Otoritas.
Kondisi memiliki hak, dalam konteks tertentu. untuk membuat keputusan yang relevan, menetapkan atau meningkatkan prosedur, menerapkan sumber daya proyek, mengeluarkan dana, atau memberikan persetujuan. Wewenang diberikan dari satu entitas ke entitas lain, baik dilakukan secara eksplisit maupun implisit.
Akuntabilitas.
Kondisi bertanggung jawab atas suatu hasil. Akuntabilitas tidak dibagi.
Tanggung jawab.
Kondisi wajib untuk melakukan atau memenuhi sesuatu. Tanggung jawab bisa dibagi. Terlepas dari siapa yang bertanggung jawab atau bertanggung jawab untuk pekerjaan proyek tertentu, tim proyek kolaboratif mengambil kepemilikan kolektif dari hasil proyek.
Tim proyek yang beragam dapat memperkaya lingkungan proyek dengan menyatukan perspektif yang berbeda. Tim proyek dapat terdiri dari staf organisasi internal, kontributor yang dikontrak, sukarelawan, atau pihak ketiga eksternal. Selain itu, beberapa anggota tim proyek bergabung dengan proyek dalam jangka pendek untuk mengerjakan hasil tertentu sementara anggota lain ditugaskan ke proyek untuk jangka panjang. Mengintegrasikan individu-individu ini dengan tim proyek dapat menantang semua orang yang terlibat. Budaya tim yang saling menghormati memungkinkan adanya perbedaan dan menemukan cara untuk memanfaatkannya secara produktif, mendorong manajemen konflik yang efektif.
Aspek lain dari lingkungan tim proyek kolaboratif adalah penggabungan standar praktik, kode etik, dan pedoman lain yang merupakan bagian dari pekerjaan profesional dalam tim proyek dan organisasi. Tim proyek mempertimbangkan bagaimana panduan in dapat mendukung upaya mereka untuk menghindari kemungkinan konflik antar disiplin dan panduan yang mereka gunakan.
Lingkungan tim proyek kolaboratif mendorong pertukaran informasi dan pengetahuan individu secara bebas. Ini pada gilirannya, meningkatkan pembelajaran bersama dan pengembangan individu sambil memberikan hail. Lingkungan tim proyek kolaboratif memungkinkan setiap orang untuk memberikan kontribusi upaya terbaik mereka untuk memberikan hasil yang dinginkan untuk sebuah organisasi. Organisasi, pada gilirannya, akan mendapat manfaat dari hasil dan hasil yang menghormati dan meningkatkan nilai, prinsip, dan budaya fundamentalnya.