Dokumen bisa dikatakan sebagai sumber kehidupan sebuah proyek konstruksi. Ketika proyek memerlukan pembagian dan revisi dokumen, di antara berbagai organisasi. Sangat penting bahwa dokumen dikelola secara merata melalui semua tahap proyek. Ini memerlukan kontrol penomoran dokumen, revisi, status, dan pengiriman, dan pemeliharaan daftar dokumen terbaru.
Secara historis, informasi dokumen biasanya disimpan dalam daftar organisasi individu yang terlibat dalam suatu proyek. Maka dari itu dokumen adalah sumber kehidupan sebuah proyek konstruksi. Spreadsheet dan alat serupa digunakan untuk mencatat nomor dokumen, judul, status, skala, jumlah lembar, versi terkini, dan rincian lainnya. Peserta proyek dapat menggunakan perangkat lunak, yang diinangi secara internal untuk pengelolaan dokumen arsip atau arsip untuk memelihara daftar dokumen mereka.
Meskipun solusi ini dapat berjalan dengan baik dalam satu organisasi, namun keterbatasan dokumentasi dan kolaborasi dokumen antara organisasi yang berbeda. Register dokumen internal cenderung statis dan diperbarui hanya sebagai tanggapan terhadap revisi dan pengiriman, daripada dikaitkan secara dinamis dengan proses pengelolaan kontrol dokumen.
Proyek konstruksi hari ini menjadi lebih kompleks karena berbagai faktor. Organisasi dan individu yang berpartisipasi sering tersebar di beberapa lokasi dan bahkan wilayah geografis. Dokumen proyek mengalami lebih banyak revisi, lebih sering, dan waktu siklus lebih cepat. Di Era Internet, pemangku kepentingan memiliki harapan yang meningkat bahwa informasi proyek dapat tersedia di manapun, kapan saja.
Memenuhi persyaratan ini sulit, bahkan tidak mungkin, dengan sistem kontrol dokumen dan pengelolaan dokumen yang dimiliki atau dikendalikan oleh satu organisasi dan berjalan di jaringan internal, di belakang firewall. Jika sistem ini tidak mendukung akses dan komunikasi melalui teknologi web dan mobile, maka anggota tim proyek tidak dapat berkolaborasi secara efektif di seluruh organisasi mereka masing-masing. Akibatnya, pengiriman dan kualitas proyek dapat dikompromikan.
Solusinya adalah perangkat lunak manajemen dokumen – dibangun untuk kolaborasi multi-perusahaan yang independen dari organisasi manapun dan oleh karena itu memberikan akses netral ke semua organisasi. Menggunakan perangkat lunak ini untuk menghasilkan dan mengelola register dokumen menghindari efek silo dengan membuat dokumen tersedia untuk ditinjau dan diperbarui di seluruh tim proyek. Secara otomatis mengupdate register pada upload atau penerimaan dokumen memiliki beberapa keunggulan dibandingkan sistem manual:
– Mengurangi kemungkinan kesalahan
– Akurasi real-time dengan penomoran dokumen sistematis dan kontrol revisi
– Pelacakan perubahan lebih cepat dan lebih mudah
– Mengurangi risiko kebingungan dan ketidakkonsistenan
– Mengurangi beban administrasi pada pengendali dokumen yang seharusnya mempertahankan daftar proyek mereka secara manual
– Akses keseluruhan proyek ke kumpulan dokumen yang lengkap dan terkoordinasi di satu lokasi pusat.
Pertambangan adalah sektor industri yang padat modal, berisiko tinggi, dan beroperasi di lingkungan ekstrem. Dari…
Pada kesempatan kali ini kita akan membahas secara lengkap mengenai contoh arsip digital yang digunakan…
Di era digital yang serba terkoneksi dan terhubung, batas antara dunia fisik dan digital semakin…
Dalam dunia konstruksi yang dinamis dan kompleks, efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan proyek menjadi kunci…
Dalam dunia bisnis dan konstruksi modern, manajemen proyek bukan lagi sekadar mencatat jadwal dan anggaran.…
Manajemen Proyek Sistem Informasi (Information System Project Management) adalah proses merencanakan, mengelola, dan menyelesaikan proyek-proyek…