Procurement dalam Proyek Menurut PMBOK

Apa Saja Proses Procurement dalam Proyek Menurut PMBOK?

Procurement, atau pengadaan, adalah salah satu aspek penting dalam manajemen proyek. PMBOK (Project Management Body of Knowledge) menguraikan serangkaian proses procurement yang harus dilakukan dalam proyek. Berikut adalah beberapa proses procurement yang tercakup dalam PMBOK:

1. Perencanaan Pengadaan (Plan Procurement Management): Proses ini melibatkan perencanaan strategi pengadaan untuk memenuhi kebutuhan proyek. Di sini, tujuan dan persyaratan pengadaan ditetapkan, termasuk penentuan apakah pengadaan akan dilakukan melalui pembelian, kontrak, atau metode lainnya. Selain itu, proses ini juga mencakup perencanaan komunikasi dengan pemasok potensial.
2. Persyaratan Pengadaan (Collect Requirements): Langkah ini melibatkan identifikasi dan dokumentasi persyaratan pengadaan yang diperlukan untuk mendukung proyek. Persyaratan ini dapat mencakup kebutuhan spesifik seperti kualifikasi pemasok, jadwal pengiriman, kriteria evaluasi, dan lain-lain. Mengumpulkan persyaratan ini memastikan bahwa pengadaan dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan proyek.
3. Penentuan Pemasok (Conduct Supplier Selection): Proses ini mencakup peninjauan dan evaluasi pemasok potensial berdasarkan persyaratan pengadaan yang telah ditetapkan. Tim proyek akan melakukan penelitian, membandingkan proposal dan penawaran, serta melakukan negosiasi dengan pemasok untuk memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan proyek.
4. Pemilihan Pemasok (Select Sellers): Setelah melakukan evaluasi pemasok, proses pemilihan pemasok dilakukan. Kontrak atau kesepakatan pembelian ditandatangani dengan pemasok yang dipilih berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan. Pemilihan pemasok harus mencakup aspek hukum dan keuangan yang relevan, serta memastikan kesesuaian dengan persyaratan proyek.
5. Pengelolaan Kontrak (Manage Contract): Setelah pemasok dipilih, proses ini melibatkan pengelolaan dan pemantauan pelaksanaan kontrak. Ini termasuk administrasi kontrak, negosiasi perubahan kontrak jika diperlukan, pemantauan kinerja pemasok, dan penanganan masalah atau perselisihan yang mungkin timbul selama pelaksanaan kontrak.
6. Penutupan Pengadaan (Close Procurement): Tahap penutupan pengadaan terjadi ketika semua persyaratan kontrak telah dipenuhi dan proyek telah selesai. Ini melibatkan verifikasi pengiriman, pembayaran terakhir, evaluasi kinerja pemasok, dan penyelesaian administratif lainnya terkait dengan pengadaan. Penutupan pengadaan juga termasuk transfer aset dan dokumentasi yang relevan ke pihak yang bertanggung jawab.

Proses-proses ini membantu memastikan bahwa pengadaan dalam proyek dilakukan dengan cara yang terencana, terstruktur, dan sesuai dengan kebutuhan. Menerapkan proses procurement yang baik dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi risiko, dan memastikan pengadaan yang sukses dalam proyek.

Procurement atau pengadaan memiliki peran penting dalam manajemen proyek menurut PMBOK. Berikut adalah beberapa alasan mengapa procurement dianggap penting dalam PMBOK:

• Memenuhi Kebutuhan Proyek: Procurement memungkinkan proyek untuk memenuhi kebutuhan dan persyaratan yang diperlukan. Dalam beberapa proyek, tidak semua sumber daya atau barang dapat diproduksi atau dibuat sendiri oleh organisasi. Dengan melakukan procurement, proyek dapat mengakses sumber daya, barang, atau jasa yang diperlukan dari pihak eksternal, seperti pemasok atau kontraktor.
• Menjamin Kualitas dan Keandalan: Dalam proses procurement, proyek dapat mengadakan peninjauan dan evaluasi yang ketat terhadap pemasok atau kontraktor yang akan dipilih. Hal ini membantu memastikan bahwa pemasok yang dipilih dapat memberikan produk atau layanan yang berkualitas sesuai dengan standar yang diharapkan. Dengan demikian, procurement membantu menjamin kualitas dan keandalan produk atau layanan yang akan digunakan dalam proyek.
• Mengelola Risiko: Procurement memainkan peran penting dalam mengelola risiko dalam proyek. Dalam proses procurement, pihak proyek dapat mengevaluasi pemasok atau kontraktor berdasarkan kinerja masa lalu, kualitas produk, keuangan, dan kepatuhan hukum. Dengan melakukan evaluasi yang tepat, proyek dapat mengurangi risiko yang terkait dengan pemasok yang tidak dapat diandalkan atau tidak memenuhi persyaratan proyek.
• Pengendalian Biaya: Proses procurement memungkinkan proyek untuk mengelola dan mengendalikan biaya. Melalui negosiasi dengan pemasok, proyek dapat mencapai kesepakatan harga yang menguntungkan. Selain itu, dengan melakukan pemantauan dan pengawasan yang tepat terhadap kontrak dan pembayaran, proyek dapat menghindari biaya tambahan yang tidak perlu.
• Menjaga Fokus pada Core Competency: Procurement memungkinkan proyek untuk tetap fokus pada kompetensi inti atau inti bisnisnya. Dengan mengandalkan pemasok atau kontraktor yang ahli dalam bidang tertentu, proyek dapat mengalokasikan sumber daya dan energi mereka pada tugas-tugas yang paling relevan dengan keahlian mereka sendiri. Hal ini memungkinkan proyek untuk mencapai hasil yang lebih baik dan lebih efisien.
• Mematuhi Persyaratan Hukum dan Etika: Dalam proses procurement, proyek harus mematuhi persyaratan hukum dan etika yang berlaku. Hal ini melibatkan pemahaman dan kepatuhan terhadap regulasi pengadaan, hukum ketenagakerjaan, lingkungan, dan etika bisnis yang berlaku. Dengan mematuhi persyaratan ini, proyek dapat menghindari konsekuensi hukum, reputasi yang rusak, dan konflik etis yang dapat merugikan proyek dan organisasi secara keseluruhan.

Dalam kesimpulannya, procurement memiliki peran yang penting dalam manajemen proyek menurut PMBOK. Melalui proses procurement yang baik, proyek dapat memenuhi kebutuhan, menjaga kualitas dan keandalan, mengelola risiko, mengendalikan biaya, tetap fokus pada kompetensi inti, dan mematuhi persyaratan hukum dan etika. Dengan demikian, procurement menjadi salah satu elemen penting dalam kesuksesan proyek.