Perencanaan Manajemen Pengadaan

Perencanaan manajemen pengadaan atau procurement management plan bukan hanya sekedar masalah pembelian saja, Anda memerlukan strategi yang terencana dengan baik berdasarkan informasi yang menyeluruh atau komprehensif

Dalam istilah yang paling sederhana, rencana manajemen pengadaan menguraikan dan mendokumentasikan persyaratan pembelian untuk memenuhi kebutuhan proyek.

Berikut adalah beberapa hal yang perlu direncanakan untuk kesuksesan manajemen pengadaan proyek :

Tim Pengadaan.

Buat list atau daftar semua orang yang berwenang untuk berpartisipasi dalam perencanaan pengadaan dan proses pengambilan keputusan lengkapi pula informasi kontak mereka agar mudah berkoordinasi

Spesifikasi Barang

Persyaratan rencana spesifikasi mencakup informasi tentang setiap item yang perlu dibeli. Kumpulkan informasi tentang semua bahan yang dibutuhkan oleh proyek. Bergantung pada jenis proyek, daftar ini mungkin mencakup aset berwujud, seperti bahan bangunan atau peralatan, dan aset tidak berwujud, seperti lisensi perangkat lunak atau software

Sertakan semua informasi terkait tentang setiap item: ukuran, jumlah, persyaratan dan spesifikasi teknis, informasi apa pun yang memastikan pembelian alat atau bahan yang benar untuk pekerjaan itu.

Seiring dengan spesifikasi barang, sertakan alasan atau alasan pembelian. Untuk menentukan tujuannya, jawablah pertanyaan-pertanyaan ini:

Untuk apa barang tersebut digunakan?
Siapa yang membutuhkan barang ini?
Mengapa item ini diperlukan untuk menyelesaikan proyek?
Tetapkan jadwal pembelian. Membeli barang sebelum dibutuhkan dapat membebani gudang atau area di proyek. Rencana pembelian Anda harus menyertakan tanggal “diperlukan oleh” untuk setiap item. Rencana pembelian yang efisien dapat memanfaatkan pembelian jumlah besar atau massal untuk digunakan berbagai departemen, memanfaatkan diskon musiman, menegosiasikan jumlah pesanan minimal selama masa kontrak, dan mengurangi biaya penyimpanan dan pemrosesan dengan pengiriman tepat waktu.

Pemilihan Pemasok, vendor atau supplier

Jika diperlukan penawaran, uraikan secara spesifik proses penawaran, termasuk jumlah penawaran minimum, persyaratan yang harus dipenuhi sebelum penawaran dipertimbangkan dan apakah penawaran terbuka atau diambil dari daftar vendor pilihan.

Penawaran dan Penerimaan

Dalam proses yang tertentu, team pengadaan akan mengeluarkan request for proposal (RFP) yang merinci kebutuhan proyek. Pemasok atau vendor akan menanggapi RFP dengan proposal atau tawaran, memberikan informasi seperti biaya, waktu pengiriman, dan pertimbangan penjadwalan.

Di bagian ini, sertakan kriteria vendor mana yang akan dipilih dan kontrak diberikan, dan siapa yang akan membuat keputusan akhir (biasanya panitia seleksi). Meskipun setiap proyek berbeda, berikut adalah rincian kriteria pemilihan umum:

• Kemampuan pemasok untuk mengirimkan bahan tepat waktu
• Kualitas
• Biaya
• Jadwal pengiriman
• Perbandingan biaya outsourcing vs in-sourcing
• Sejarah vendor dengan perusahaan
• RFP dijawab dengan baik

Buat daftar nama semua pembuat keputusan dan tetapkan proses alur kerja.

Jenis Kontrak

Karena suatu proyek mungkin memerlukan barang, seperti suku cadang yang diproduksi dengan biaya tetap, dan juga memerlukan pekerjaan kontraktor, rencana pengadaan dapat mencakup berbagai jenis kontrak. Rincian jenis kontrak yang akan digunakan dalam proses pengadaan untuk setiap kategori barang. Beberapa (tetapi tidak semua) jenis kontrak dalam perencanaan manajemen pengadaan :

Purchase Order (PO) Digunakan untuk membeli barang dan material pada proses perencanaan manajemen pengadaan.

Firm-fixed price – Harga yang dinegosiasikan untuk barang atau jasa yang dikontrak.

Fixed price plus incentive – Harga yang dinegosiasikan dengan insentif berbasis kinerja bawaan untuk pengiriman atau penyelesaian yang lebih cepat.

Fixed-Price with Economic Price Adjustment Contracts– untuk kontrak jangka panjang di mana harga bahan dapat disesuaikan dengan inflasi.

Time and materials (T&M)  – Termasuk tarif subkontraktor untuk pemasangan dan biaya bahan.

Cost-reimbursable contract  – Biaya tetap ditambah penggantian untuk biaya tak terduga atau perubahan kontrak.

Identifikasi Risiko dan Manajemen Risiko

Berurusan dengan pemasok selalu menimbulkan risiko terkait. Di bagian ini, buat daftar contoh risiko pengadaan potensial dan garis besar strategi untuk mengelola dan mengurangi risiko sambil mempertahankan hubungan perusahaan yang telah terjalin dengan pemasok pilihan.

Risiko potensial adalah segala sesuatu yang menyebabkan gangguan dalam rantai pasokan, dan pada gilirannya, penundaan proyek dan pembengkakan biaya. Ini mungkin termasuk keadaan seperti keterlambatan pengiriman karena kejadian tak terduga, pengiriman produk di bawah standar, atau konflik vendor.

Risiko juga bisa datang dari dalam perusahaan. Risiko internal termasuk kendala anggaran yang tidak realistis atau ekspektasi jadwal.

Garis besar strategi untuk mengurangi risiko yang mencakup siapa yang akan menangani masalah, siapa yang akan menyetujui rencana mitigasi, dan solusi spesifik seperti subkontraktor alternatif jika salah satu gagal memberikannya.

Proses Pesanan Pembelian

Buat daftar langkah-langkah untuk pesanan pembelian dan kebijakan pengadaan. Misalnya, menggunakan otentikasi pencocokan tiga arah:

Departemen pembelian mengirimkan pesanan pembelian (PO) untuk mengotorisasi pembelian.
Faktur dikembalikan vendor ke pembeli, referensi PO.
Barang tiba dengan slip pengepakan, yang diverifikasi terhadap PO dan faktur untuk memastikan semuanya tiba sesuai pesanan.
Ketiga dokumen tersebut direkonsiliasi dan dicatat. Sistem pemesanan pembelian digital membandingkan data dan menandai setiap anomali.

Kendala Proyek

Setiap proyek memiliki batasan anggaran dan pertimbangan waktu. Untuk mengurangi scope creep saat memenuhi persyaratan pengadaan, tentukan batasan proyek secara rinci, termasuk waktu, biaya, dan spesifikasi teknis dengan hati-hati. Kendala proyek harus dipertimbangkan pada setiap langkah proses pengambilan keputusan dan diverifikasi terhadap kegiatan pengadaan.

Manajemen dan Akuntabilitas Vendor

Departemen pembelian berfungsi sebagai penghubung antara manajer proyek, kepala departemen, dan pemasok. Jadwalkan pertemuan rutin, tentukan bagaimana pertemuan akan diselesaikan, dan tentukan informasi apa yang harus dipertukarkan selama setiap pertemuan. Verifikasi bahwa pengiriman sesuai jadwal dan akan terus tiba sesuai kontrak.

Metrik Vendor untuk evaluasi

Lacak data pengiriman dan tetapkan peringkat kualitas untuk menilai kinerja setiap vendor. Catat kualitas dan kuantitas barang dan jasa, waktu pengiriman, dan lacak biaya faktur. Gunakan metrik untuk mengatasi masalah apa pun, mengidentifikasi pola masalah, dan mengevaluasi pemasok untuk pertimbangan di masa mendatang.