Menulis Laporan Status Proyek

Menulis laporan status proyek adalah aktivitas untuk memberikan penjelasan keadaan umum proyek kepada stakeholder atau para pemangku kepentingannya. Laporan ini menjelaskan pekerjaan yang dilakukan dan diselesaikan secara terukur dan mudah dipahami. Dari laporan juga dapat terlihat apakah proyek berada di jalur yang benar atau jika ada penyesuaian yang harus dilakukan jika proyek terlambat dari jadwalnya. Sehingga membuat semua stakeholder pada persepsi yang sama dalam mengelola sebuah proyek.

Laporan status proyek bertujuan sebagai berikut;
1. Menjaga arus informasi terkini sehubungan dengan kemajuan proyek
2. Mengatasi masalah dan problema yang mungkin muncul di setiap titik pelaksanaan atau durasi proyek
3. Mendokumentasikan alasan perubahan dan penyesuaian yang dilakukan terhadap rencana awal proyek
4. Memantau penggunaan dana dan memastikan pengeluaran proyek masih sesuai anggaran
5. Dasar pengambilan keputusan dan mengatasi masalah
6. Melacak kinerja tim dan kontribusi individu
7. Bertindak sebagai prosedur yang seragam untuk mengkomunikasikan pengembangan proyek kepada para pemangku kepentingan.

Hal Penting Dalam Menulis Laporan Proyek

Agar laporan status menjadi menyeluruh , laporan tersebut harus mencakup elemen-elemen berikut:

• Ringkasan/Kesehatan Proyek Secara Keseluruhan
Sekilas, bagian laporan status ini harus memberikan gambaran menyeluruh tentang bagaimana proyek berjalan tanpa terlalu banyak detail. Seseorang yang tidak sempat membaca seluruh laporan secara menyeluruh harus bisa mendapatkan gambaran tentang status proyek saat ini melalui ringkasan laporan status.

• Fakta Kemajuan Proyek
Laporan status harus berisi informasi lengkap tentang pencapaian, jadwal, dan yang terpenting, pencapaian progress proyek. Milestone proyek adalah penyelesaian tugas yang sangat penting. Mereka berfungsi sebagai standar manajemen kemajuan proyek. Apa yang merupakan tonggak proyek harus diidentifikasi selama tahap perencanaan proyek.

• Target vs. Pencapaian Aktual
Menyajikan perbandingan antara apa yang sebenarnya telah dicapai versus apa yang seharusnya telah dicapai pada titik proyek ini. Itu harus memberi tahu kita apakah proyek itu sesuai rencana, apakah itu maju, atau apakah itu terlambat dari jadwal.

• Analisis
Untuk setiap perbedaan yang dicatat dan dilaporkan antara target dan pencapaian aktual, analisis dampak pada proyek harus dibuat dan disajikan dalam laporan status. Alasan perbedaan tersebut juga harus disebutkan dalam laporan. Dijelaskan mengapa terjadi deviasi antara perencanaan dan pelaksanaan

• Tindakan yang Diambil
Apa yang telah dilakukan untuk mengatasi varians? Penting untuk memberikan penjelasan tentang bagaimana tim menangani perbedaan dan masalah lain yang muncul selama periode yang dicakup oleh laporan status. Selain itu, laporan juga harus menyertakan pencapaian atau pencapaian yang diharapkan untuk laporan status berikutnya.

• Risiko dan Masalah
Laporan harus berisi semua masalah dan tantangan yang dihadapi tim dan apa yang mereka lakukan untuk mengatasinya. Laporan tersebut juga harus menginformasikan pemangku kepentingan tentang risiko proyek saat ini.

• Sumber daya
Status pemanfaatan sumber daya juga harus disajikan dalam laporan status. Ini harus menunjukkan bagaimana sumber daya ini digunakan atau dikonsumsi secara berkala. Prakiraan juga dapat menunjukkan jika tim kehabisan sumber daya dan diperlukan pengisian ulang.

• Anggaran
Seperti halnya sumber daya, aspek keuangan proyek juga penting untuk ditampilkan, terutama penggunaan anggarannya. Pemangku kepentingan akan ingin tahu apakah proyek tersebut sesuai anggaran atau tidak. Bersiaplah dengan penjelasan, terutama jika ada perbedaan mencolok dalam anggaran.

• Jadwal dan Skedul Proyek
Menunjukkan apakah proyek berjalan sesuai jadwal yang diharapkan, dan jika tidak, berikan alasannya. Ini penting karena penundaan atau perpanjangan dalam rencana akan memerlukan biaya dan sumber daya tambahan. Selain itu, laporan juga harus menyertakan pencapaian atau pencapaian yang diharapkan untuk laporan status berikutnya.

Kunci Laporan Status Proyek yang Efektif

1. Menyerahkan laporan tepat waktu. Laporan status mengikuti waktu yang telah ditentukan dan mengirimkannya terlambat akan menggagalkan tujuan laporan semacam itu.

2. Memberikan informasi yang lengkap tetapi tidak akurat sama buruknya dengan memberikan informasi yang akurat tetapi tidak lengkap. Karena pemangku kepentingan bergantung pada laporan status sebagai langkah awal proyek, dan isinya digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan, laporan tersebut harus menyediakan informasi yang lengkap dan akurat.

3. Jangan menutupi berita buruk atau laporan yang merugikan karena ini semua adalah bagian dari transparansi laporan status. Ingatlah bahwa bersikap terbuka dengan pemangku kepentingan, apakah proyek berjalan lancar atau tidak, akan menguntungkan stakeholder proyek

Dalam Manpro, laporan status proyek dapat disajikan bersama Kurva S dan Gantt chart. Due date atau tenggat waktu dapat juga di sajikan sesuai dengan target penyelesaian yang sudah achieve (tercapai) atau belum sehingga stakeholder dapat melihat status proyek item pekerjaan apa saja yang masih outstanding. Dalam aplikasi Manpro stakeholder dapat melihat antara laporan status proyek secara realtime