Software as a Service

5 hal yang tidak dapat Anda lakukan menggunakan spreadsheet dalam konstruksi

Bukan rahasia lagi bahwa spreadsheet masih memainkan peran penting dalam sejumlah proyek konstruksi. Orang-orang menyukai kesederhanaannya dan mereka menggunakannya untuk berbagai tujuan, seperti pembuatan diagram dan analisis data. Dan yang lebih penting, spreadsheet murah dan dalam banyak kasus gratis untuk digunakan.

Pada pandangan pertama, sepertinya ini adalah paket total bagi siapa saja yang bekerja dengan data dalam konstruksi. Apakah itu masalahnya?

Spreadsheet dapat berguna dan sangat mudah digunakan, tetapi kenyataannya adalah mereka tidak memiliki beberapa fitur penting agar dapat dianggap sebagai alat manajemen proyek yang efisien.
Terutama ketika kita merujuk pada proyek konstruksi di mana kompleksitasnya sangat tinggi, spreadsheet tidak cukup.

Sederhananya, spreadsheet tidak memiliki kapasitas yang diperlukan untuk mendukung proses pengambilan keputusan berbasis data. Ketika datang ke analisis data, ada batasan kritis yang tidak memungkinkan pengguna untuk membuka potensi penuh dari data mereka.

Ini bisa sangat berbahaya bagi kemajuan proyek konstruksi Anda karena kebutuhan konstan untuk komunikasi yang efektif dan wawasan proyek yang bermakna. Sisi baiknya dari cerita ini adalah bahwa ada banyak alat yang dapat dipercaya di pasar yang dapat membantu Anda menjaga proyek konstruksi Anda tetap pada jalurnya.

Namun demikian, untuk menemukan solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan proyek Anda, sangat penting bahwa Anda memiliki pemahaman yang baik tentang apa yang Anda lewatkan saat menggunakan spreadsheet untuk mengelola data Anda.

Berikut adalah lima alasan utama mengapa spreadsheet tidak cukup untuk proyek konstruksi Anda:

1. Integrasi data
Terlepas dari ukuran proyek Anda, kemungkinan Anda memiliki sejumlah besar data yang terhubung dengannya. Dan itu belum semuanya. Dalam banyak kasus, Anda perlu berbagi atau bertukar bit informasi ini dengan data yang dihasilkan oleh pemangku kepentingan proyek lain yang mungkin menggunakan alat yang berbeda untuk mengumpulkannya.

Spreadsheet tidak dapat membantu Anda dengan itu, karena mereka tidak mendukung pendekatan kolaboratif terbuka di mana informasi proyek dapat ditransfer ke pihak lain secara waktu nyata. Selain itu, spreadsheet memiliki kesulitan yang signifikan dalam mengumpulkan dan menganalisis sejumlah besar data yang berasal dari berbagai sumber.

Dengan kata lain, spreadsheet dalam bentuknya saat ini tidak dapat menjadi tulang punggung digital dari proyek dan bisnis konstruksi Anda. Solusi yang lebih fleksibel yang dapat menghubungkan pemangku kepentingan yang berbeda secara real-time dan memungkinkan mereka untuk mengirimkan pembaruan yang mudah dan informasi proyek diperlukan.

Unsur-unsur ini menjadi semakin diperlukan jika kita memperhitungkan revolusi ekosistem data yang ada di sudut konstruksi. Pemain kecil dan menengah (tetapi sangat terspesialisasi) diharapkan untuk datang bersama, berbagi data dan membuat solusi terbuka dan kolaboratif.

Tak perlu dikatakan bahwa, untuk realitas baru ini agar berhasil alat pencampur data / pembersihan data digital diperlukan.

2. Kolaborasi instan dan efektif
Kami telah merujuk di atas pentingnya data dan dampaknya pada kualitas kolaborasi dalam konstruksi. Spreadsheets dapat menyediakan lingkungan yang baik bagi pengguna untuk mengumpulkan dan mengatur data mereka, tetapi mereka tidak dapat melakukan banyak hal ketika datang ke kolaborasi waktu nyata.

Beberapa orang mungkin mengklaim bahwa spreadsheet mendorong kolaborasi melalui fitur ‘komentar dan bagikan’ tetapi tidak perlu banyak untuk menyadari bahwa mereka tidak cukup ketika kita merujuk pada proyek bangunan yang membingungkan di mana banyak agen proyek bekerja secara bersamaan pada data yang sama.

Terlebih lagi, dalam banyak kasus Anda mungkin memiliki beberapa anggota tim Anda mengerjakan versi spreadsheet yang usang yang mungkin mengakibatkan kesalahan mahal dan penundaan proyek.

Yang sedang berkata, menemukan alat yang tepat yang dapat memberdayakan komunikasi instan antara situs konstruksi dan kantor dapat membuat perbedaan besar antara keberhasilan dan kegagalan suatu proyek.

3. Ikhtisar proyek langsung / real time laporan

Salah satu masalah terbesar dengan penggunaan spreadsheet selama proses manajemen proyek ada hubungannya dengan fakta bahwa mereka statis dan tidak dinamis. Dengan kata-kata sederhana, mereka tidak dapat menawarkan gambaran akurat dan real-time dari setiap detail di sekitar proyek Anda.

Spreadsheet dapat sangat berguna dalam membuat konsep tindakan Anda di situs tetapi sebagian besar berfungsi sebagai driver untuk mengumpulkan data, bukan platform yang dapat mengarahkan Anda ke kesimpulan yang terukur dan andal berdasarkan pada bit informasi yang tersedia.

Selain itu, spreadsheet biasanya tidak dapat mengidentifikasi tugas-tugas proyek yang tertinggal dan memberi Anda wawasan berharga tentang proyek-proyek Anda yang sedang berlangsung.

Kesalahan sekecil apa pun dalam memperbarui informasi, dihosting di spreadsheet, dan Anda dapat berakhir dengan laporan kemajuan yang sudah ketinggalan zaman yang dapat menjadi alasan banyak kebingungan dan kesalahpahaman antara banyak pemangku kepentingan proyek.

Di bawah ini Anda dapat menemukan contoh dasbor khusus GenieBelt:

 4.  Laporan kemajuan otomatis

Sebagai kelanjutan dari poin sebelumnya, dapat dipahami bahwa spreadsheet dapat diperbarui dengan baik selama seseorang siap secara manual masuk ke sana dan memasukkan informasi yang tepat setiap kali perubahan terjadi.

Saat seseorang gagal memperbarui spreadsheet dengan benar, itu menjadi usang dan bahkan berbahaya untuk kemajuan proyek. Hal yang sama berlaku untuk kemajuan laporan.

Dalam perjalanan proyek konstruksi, kebutuhan akan laporan yang sepenuhnya diperbarui dan mudah untuk dibuat adalah konstan. Di sinilah alat manajemen proyek dapat memiliki keuntungan signifikan dibandingkan dengan spreadsheet.

Mampu bekerja pada platform di mana kemajuan proyek Anda diperbarui secara otomatis dan di mana setiap perubahan dalam rencana muncul secara instan dapat benar-benar membuat perbedaan. Terlebih lagi, ini dapat menghemat waktu manajer konstruksi yang berharga karena mereka dapat memiliki laporan terbaru di tangan mereka dengan mengklik tombol.

Tampilan laporan merupakan satu parameter lagi yang harus Anda pertimbangkan. Lebih khusus lagi, pengguna GenieBelt dapat dengan mudah membuat laporan yang sangat disesuaikan yang mencakup sejumlah besar informasi yang berguna, seperti pembaruan cuaca, dan foto-foto dari situs.

Itu adalah sesuatu yang tidak bisa ditawarkan oleh spreadsheet. Akibatnya, manajer konstruksi akhirnya bekerja tidak efisien dan menghabiskan waktu dan sumber daya keuangan yang berharga.

Berikut adalah contoh laporan kemajuan yang dapat disesuaikan pada platform GenieBelt:


  5.  Pelaporan lapangan

Terakhir tetapi tentu tidak kalah pentingnya, spreadsheet tidak dapat banyak membantu dengan pelaporan lapangan. Bayangkan Anda bekerja di situs dan ingin mengirim pembaruan penting kembali ke kantor. Jika Anda memutuskan untuk melakukan itu dengan memperbarui spreadsheet dengan kemajuan proyek Anda, ada kemungkinan besar bahwa pembaruan akan dikirimkan dengan penundaan yang signifikan.

Sekarang bayangkan Anda bisa mendapatkan informasi yang tepat untuk orang yang tepat hanya dengan menggunakan ponsel Anda. Kemungkinannya adalah bahwa dalam kasus kedua, masalah yang Anda deteksi di situs akan diatasi tepat waktu.

Penggunaan alat pelaporan kemajuan interaktif dapat mengakhiri rapat / panggilan telepon yang tidak ada habisnya dan menghabiskan waktu. Selain itu, dapat menawarkan portabilitas yang luar biasa dan memungkinkan anggota tim untuk memberikan solusi terlepas dari lokasi mereka atau perangkat yang mereka gunakan.

Singkatnya, spreadsheet tidak bisa gesit dan mudah digunakan sebagaimana mestinya. Bekerja di lokasi membutuhkan keputusan cepat dan hanya alat manajemen proyek yang andal yang dapat mencapainya.

Ini adalah cara manajer proyek dapat melaporkan masalah di situs menggunakan manpro.id
 

Author


Avatar