Dokumen

Mencegah Mimpi Buruk Dokumentasi Proyek

Mencegah Mimpi Buruk Dokumentasi Proyek
Saya cukup yakin bahwa Anda pernah berada dalam situasi di mana proyek menghasilkan banyak dokumentasi. Seringkali, susah mengatur dokumen yang terlalu banyak, kekacauan, kualitas hasil yang lebih rendah dan kekecewaan terhadap pelanggan. Juga, salah satu tantangan modern adalah menyimpan dokumentasi di tempat yang aman. Saya dapat berbicara banyak tentang bagaimana Anda dapat menyimpan dokumen Anda, tetapi saya cukup yakin bahwa Anda sudah tahu …. tapi jangan lakukan itu. Mengapa demikian? Tidak ada waktu? Anda berpikir bahwa akan sulit untuk mulai melakukan sesuatu secara berbeda karena itu akan memengaruhi beberapa proses lain? Jika Anda berada dalam situasi seperti ini, izinkan saya berbagi 2 pendekatan yang dapat Anda mulai gunakan hari ini, yang akan berdampak minimal pada alur kerja reguler Anda. Untuk mencegah mimpi buruk dalam dokumentasi proyek

Pendekatan # 1: Gunakan alat online untuk penyimpanan yang aman
Cara terbaik untuk mengajukan dokumen Anda menggunakan platform atau alat daring yang andal yang akan membantu Anda menjadi yang teratas dalam proses dokumentasi. Ini berarti bahwa, apa pun yang terjadi di kota atau negara Anda, Anda memiliki file “di awan” dan Anda dapat mengaksesnya kapan saja dari mana saja. Tetapi, Anda tidak hanya membutuhkan fungsionalitas penyimpanan. Anda akan meminta hal-hal berikut:

Kolaborasi real time
Saat ini, Anda harus menyukai kemajuan teknologi. Mungkin hal terbaik dengan alat / perangkat manajemen dokumen online adalah Anda dapat mengizinkan banyak orang memiliki akses ke dokumen yang sama. Lebih baik dari itu, adalah fitur yang memungkinkan Anda mengedit secara bersamaan. Pastikan untuk mengetahui dengan jelas siapa dari tim Anda yang memiliki izin untuk mengunggah, membaca, dan mengedit file secara online.

Toko serba ada
Ini pada dasarnya berarti bahwa setiap file akan berada di satu tempat dan tidak ada risiko kehilangan file saat Anda paling membutuhkannya.

Pelacakan dan pelaporan
Pernahkah Anda berada dalam situasi untuk mengerjakan dokumen lama, tanpa mengetahui bahwa rekan Anda sudah memperbaruinya beberapa hari yang lalu? Nah, masalah ini akan dipecahkan secara otomatis untuk Anda dengan fitur pelacakan dan pelaporan.

Pendekatan # 2: Tetapkan orang yang memimpin untuk proses dokumentasi
Dengan pendekatan pertama Anda memilih kendaraan yang akan membantu Anda “pergi ke berbagai tempat”. Sekarang, di bagian ini, Anda akan menetapkan driver yang akan bertanggung jawab untuk drive. “Pengemudi” akan bertanggung jawab untuk semua yang masuk dan semua yang keluar, bersama dengan pembaruan dan perubahan yang terjadi.

Cadangan
Menggunakan alat online untuk menyimpan dan mengelola dokumentasi Anda berarti Anda harus melakukan pencadangan file secara konstan dan aman. Karena ini harus dilakukan secara teratur, penanggung jawab bahkan harus memiliki pengingat kalender – untuk memastikan bahwa itu akan dilakukan secara konsisten. Ini dilakukan jika Anda perlu memulihkan dokumen yang hilang yang penting untuk pekerjaan dan proyek Anda.

Pemantauan
Seperti yang saya sebutkan di atas, orang yang memimpin harus memiliki hal-hal di bawah kendali ketika menyangkut siapa yang melakukan apa yang ada dalam sistem file. Setiap perubahan atau tindakan yang melanggar aturan harus diatur dan dilaporkan kepada Anda. Saat Anda memperhatikan bola, Anda akan melindungi diri dari banyak kejutan yang tidak menyenangkan.

Gunakan Software as a service manpro.id untuk menata dokumen Anda lebih rapih

Artikel lain

Komunikasi Buruk dan Manajemen Data Buruk Dalam Sebuah Proyek Konstruksi



Tips untuk Pemula di Dokumen Kontrol Proyek

Author


Avatar