Uncategorized

Mengapa Menerapkan Dokumen Kontrol?

 
Pertanyaan ini sering muncul mengenai document control

  • Mengapa diperlukan document control?
  • Mengapa menerapkannya?
  • Tidak bisakah karyawan / engineer kita melakukan pengarsipan dokumen sendiri?
  • Mengapa saya harus menginvestasikan waktu, tenaga dan uang di sini?

Dokumen kontrol bukan hanya sekedar pengarsipan dokumen

Banyak perusahaan yang bekerja tanpa dokumen kontrol profesional mengalami kesulitan dalam tracking  dokumen. Bayangkan jika setiap karyawan mencari dokumen atau informasi selama 15 menit per hari (bisa dikatakan 15 menit, saya sebenarnya cukup optimis … coba hitung berapa banyak waktu yang Anda curahkan setiap hari untuk mencari dokumen atau informasi, sendiri … Anda akan terkejut).
  
Dokumen kontrol  akan membantu Anda mengambil informasi yang benar lebih cepat. Dengan kata lain, tidak ada waktu yang terbuang untuk mencari dokumen, atau informasi. Dokumen kontrol memungkinkan untuk mendapatkan kontrol atas dokumentasi. Karena dalam dokumen kontrol, ada kata … “control”. Mendapatkan dokumen kontrol (termasuk modifikasi dokumen, pembaruan, penarikan, dll.) Berarti Anda akan yakin bahwa informasi yang ada paling banyak adalah informasi terbaru.
  
Dengan Document Control, Anda akan yakin bahwa semua revisi dokumen disimpan, dokumen yang ada saat ini adalah yang terbaru (terbaru).
  
Dokumen control sangat penting untuk memastikan tracking dokumen
Siapa yang mengirim dokumen ini kepada siapa, kapan, dan dengan konten teknis atau komersial apa?
  
Kenapa kamu butuh ketelusuran / tracking? Karena itu memastikan bahwa Anda tidak akan pernah kehilangan jejak apa yang terjadi pada dokumen / proyek Anda / di departemen Anda.
  
Document Control membantu melindungi kepentingan perusahaan. Penting bagi anda untuk dapat mengambil dokumentasi terbaru atau diupdate terakhir untuk mengambilnya dengan cepat.
  
Tanpa document control yang tepat yang diterapkan di Perusahaan Anda, Anda akan mengalami banyak kesulitan untuk melakukannya.
  
Document Control mendukung auditability
Tanpa dokumen kontrol profesional, Anda mungkin tidak dapat memberikan informasi yang diperlukan kepada auditor (internal atau eksternal) pada waktunya.
  
Dokumen kontrol memastikan konsistensi
Dalam perusahaan yang sama (atau dalam proyek yang sama, departemen yang sama, dll), dokumen kontrol berarti bekerja dengan standar yang sama, membuat dokumentasi standar, dan mematuhi peraturan industri dan persyaratan hukum.
  
Document Control memberikan informasi penting mengenai status proyek
Dokumen kontrol profesional sehari-hari akan memungkinkan Anda mengetahui, kapan saja, status kiriman proyek.
  
Dokumen sangat penting untuk keamanan informasi
Dengan membantu mendefinisikan aturan untuk mengakses dokumen (siapa yang dapat mengakses dokumen, siapa yang dapat membacanya, memodifikasinya, dll) dan dengan menerapkan peraturan ini baik pada  jaringan, atau dalam perangkat lunak dokumen kontrol / dokumen. Oleh karena itu, pengendalian dokumen akan menghindari perubahan dokumen yang tidak terkendali, dan juga akses yang tidak diizinkan ke dokumen.
  
Di sisi lain, dengan mendefinisikan peraturan untuk mengakses dokumen, juga akan memastikan bahwa setiap orang yang perlu memiliki akses ke dokumen, benar-benar akan memiliki akses terhadap dokumen tersebut.
  
Dokumen kontrol sangat penting untuk bisnis apa pun
Kesimpulannya, menerapkan pengendalian dokumen dan investasi pada pengendali dokumen profesional yang terampil (lebih pada peran dan tugas Pengawas Dokumen adalah cara untuk melindungi perusahaan Anda, serta memastikan aksesibilitas, pengendalian, kontrol dan keamanan untuk dokumen dan informasi Anda