Membuat Perincian Sumber Daya Proyek

Membuat perincian Sumber daya proyek yang terdiri dari tenaga kerja, material, alat dan pendukung lainnya, dengan  breakdown atau dirinci dengan menggunakan beberapa teknik hirarki breakdown atau perincian sebagai berikut :

• WBS dapat digunakan untuk rincian pekerjaan
• OBS dapat digunakan untuk rincian sumberdaya manusia
• RBS dapat digunakan untuk rincian alat dan material

Work Breakdown Structure (WBS).

WBS dirancang untuk menunjukkan bagaimana hasil proyek dipecah atau de-komposisi menjadi paket pekerjaan yang lebih kecil dan memberikan cara untuk menunjukkan daerah tingkat tanggung jawab yang tinggi. WBS dapat dilihat penjelasannya disini

Organisation Breakdown Structure (OBS).

Sementara WBS menunjukkan pengelompokan hasil proyek, OBS adalah struktur organisasi atau Orgchart yang diatur berdasarkan dengan setiap departemen yang ada di organisasi, unit, atau tim, dengan kegiatan proyek atau paket pekerjaan sesuai dengan masing-masing departemen. Departemen operasional, seperti teknologi informasi atau pembelian, bisa melihat semua tanggung jawab proyek dengan melihat porsinya dari OBS.

 

Resource Breakdown Structure (RBS).

Struktur perincian sumber daya adalah dalam hierarki sumber daya tim dan fisik yang berkaitan dengan kategori dan jenis sumber daya yang digunakan untuk perencanaan, pengelolaan dan pengendalian pekerjaan proyek. Setiap tingkat dimulai dari atas sampai ke rendah merupakan deskripsi sumber daya yang semakin rinci dengan informasi yang cukup kecil dan detail untuk digunakan dalam hubungannya dengan struktur perincian perkerjaan (WBS) untuk memungkinkan pekerjaan yang harus direncanakan, dimonitor dan dikendalikan.

Responsibility Asignment Matrix /Matriks penugasan (RAM)

RAM atau matrix penugasan menunjukkan sumber daya proyek yang ditugaskan untuk setiap paket pekerjaan. Hal ini digunakan untuk menggambarkan hubungan antara paket pekerjaan, atau kegiatan, dan anggota tim proyek. Pada proyek yang lebin besar, RAM dapat dikembangkan di berbagai tingkatan. Misalnya, RAM yang umum dapat menentukan tanggung Jawab dari team proyek, kelompok, atau unit dalam setiap komponen WBS.

RAM yang spesifik dapat digunakan dalam kelompok untuk menunjukksn peran, tanggungjawab, dan tingkat otoritas untuk kegiatan tertentu. Format matriks menunjukkan semua kegiatan yang berhubungan dengan satu orang dan semua orang yang terkait dengan satu kegiatan. Hal ini juga untuk memastikan bahwa hanya ada satu orang yang bertanggung jawab untuk setiap satu tugas. Dimana tugas ini untuk menghindari kebingungan tentang siapa yang pada akhirya bertanggung jawab atau memiliki kewenangan untuk pekerjaan.

Salah satu contoh dari RAM adalah RACI (pelaksana, penanggung jawab, penasihat, terinformasi atau responsible, accountable, consult, inform) yang menunjukkan pekerjaan yang harus dilakukan. Sumber daya yang ditugaskan dapat ditampilkan sebagai individu atau kelompok. Manajer proyek sebagai “memimpin” dan sebutan “sumber daya”,untuk anggota team proyek  atau stakeholder  yang sesuai penugasan proyek tersebut. Sebuah grafik RACI adalah alat bantu yang berguna untuk memastikan tugas yang jelas tentang peran dan tanggung jawab ketika tim terdiri dari sumber daya internal dan eksternal.

 

Keterangan sesuai tanggungjawab di proyek

Tanggung jawab anggota tim yang membutuhkan deskripsi rinci dapat ditulis dengan keterangan jelas pekerjaan dan tanggungjawab. Biasanya dalam bentuk garis besar, dokumen-dokumen in memberikan informasi seperti tanggung jawab, wewenang, kompetensi, dan kualifikasi. Dokumen-dokumen tersebut dikenal dengan berbagai nama termasuk deskripsi posisi dan bentuk peran-tanggung-otoritas. Dokumen-dokumen ini dapat digunakan sebagai contoh untuk proyek-proyek dimasa depan.  Terutama ketika informasi tersebut diperbarui sepanjang proyek ini dengan menerapkan proses pembelajaran.