Apakah Anda Sudah Tahu mengenai Manajemen Proyek? Pada kesempatan kali ini, kami akan membahas 9 Manfaat Penggunaan Aplikasi Manajemen Proyek.
Pada zaman yang sudah serba canggih ini tentu ada banyak manfaat penggunaan aplikasi manajemen proyek yang patut diketahui. Tentu dalam mengelola sebuah proyek, manajemen proyek ini berperan penting dalam suatu hal.
Jika sebelumnya dalam mengatur sebuah proyek harus dibuat di papan tulis terlebih dahulu. Tentu hal itu tidak akan terjadi dengan sekarang. Melainkan anda bisa melihat sendiri seperti apa aplikasi manajemen proyek yang bisa diandalkan. Bagaimana? Penasaran dengan informasinya?
Apa Itu Manajemen Proyek?
Sebelum membahas mengenai apa saja manfaatnya tentu anda harus mengetahui terlebih dahulu mengenai aplikasi tersebut. Aplikasi manajemen proyek merupakan sebuah aplikasi yang memudahkan pengguna untuk mengerjakan proyek dengan lancar.
[irp posts=”1093″ name=”Manajemen Proyek: Pengertian, Tahapan & Aplikasi”]
Bahkan hal ini difasilitasi dengan berbagai fitur yang bisa digunakan secara efisien. Aplikasi project management ini pun dapat diatur sesuai dengan keinginan masing – masing. Jadi, sebelum menggunakan aplikasi manajemen tentu harus mengerti jenis dan ukuran suatu bisnis.
Tetapi pada zaman sekarang ini tentu sudah banyak sekali berbagai aplikasi manajemen yang bisa ditemukan dimana – mana. Dalam memilih sebuah aplikasi pun tidak perlu ragu sebab ada banyak hal yang bisa didapatkan.
Apa Saja Manfaatnya?
Pada dasarnya dalam menjalankan sebuah aplikasi manajemen tentu selalu dilengkapi dengan berbagai manfaat. Berbagai manfaat inilah yang dapat memudahkan anda untuk menyelesaikan proyek dengan mudah tanpa ada tertunda sama sekali. Tentu penasaran bukan apa saja manfaat aplikasi manajemen proyek berbasis web?
-
Bisa Mempermudah Kerjasama
Sekarang ini semakin banyak tugas yang bertumpuk tentu bisa menjadi masalah. Sebab setiap departemen terkadang sering sekali menyulitkan para anggota tim untuk memahami mengenai progres kerjasamanya.
Tetapi jika sudah menggunakan aplikasi manajemen proyek konstruksi yang canggih tentu beberapa masalah itu akan teratasi dengan mudah. Dengan menggunakan aplikasi manajemen ini tentu anda bisa lebih mudah untuk berkolaborasi antar departemen.
Bukan hanya kepada bagian internal saja melainkan anda bisa langsung melakukan kolaborasi dengan bagian eksternal. Contohnya seperti klien, vendor, stakeholder dan berbagai macam bagian eksternal yang lainnya dan mudah anda pahami.
Bantuan aplikasi manajemen ini sangat berguna sebab anggota lain pun bisa langsung melihat apa saja yang dilakukan anggota tersebut. Dengan begitu tentu tidak akan ada salah paham antara anggota satu dengan anggota lainnya.
Contohnya jika terdapat salah satu software management yang memberikan banyak kemudahan. Tentu hal itu harus anda manfaatkan dengan mudah. Sebab dengan begitu pekerjaan serta tugas saat ini bisa dilakukan dengan mudah tanpa adanya kesulitan sama sekali.
Karena anggota lain bisa melihat keseluruhan tugas yang sedang dibuat. Bahkan anggota lain pun berhak melihat tahapan apa saja yang sedang dilakukan. Sehingga pekerjaan akan cepat dilakukan dan terselesaikan dengan mudah.
-
Melakukan Penjadwalan
Penjadwalan merupakan salah satu hal penting yang harus dilakukan jika ingin membuat sebuah proyek. Sebab dengan menjadwalkan semua kegiatan dengan baik tentu anda bisa mengetahui kapan waktu terbaik bagi anda untuk melakukan kegiatan.
Jika pada dasarnya anda dulu harus mencatat menggunakan kertas, melainkan sekarang tidak perlu. Sebab sekarang anda bisa menggunakan salah satu aplikasi manajemen proyek gratis yang bisa anda andalkan.
Tentu agar bisa melacak jadwal dengan baik tentu hal ini bisa dijadikan sebagai sebuah tantangan. Terkadang setiap anggota harus mengetahui kapan harus mulai mengerjakan proyek. Dan kapan waktunya untuk berhenti dalam mengerjakan proyek tersebut.
Rata – rata tugas manajemen ini memiliki fungsi untuk membuat tugas dan memberikan tugas kepada orang yang harus mengerjakannya. Pastikan dalam memberikan seseorang tugas harus menentukan kapan tanggal yang tepat untuk menyelesaikan tugas tersebut.
Tentu kalau sudah menentukan jadwal yang tepat sejak awal maka orang yang mengerjakan tugas itu harus menyelesaikan dengan tepat waktu. Jika tidak menyelesaikan tepat waktu tentu harus mendapatkan hukuman yang setimpal nantinya.
-
Mempermudah Dalam Mendelegasikan Tugas
Jika tanpa menggunakan aplikasi manajemen tentu bisa dibayangkan pasti akan memakan waktu yang banyak. Apalagi hal ini merupakan tugas dari seorang manajer, dalam memberikan tugas kepada masing – masing bawahannya.
Tetapi dengan bantuan dari aplikasi manajemen ini tentu akan memberikan kemudahan bagi anda dalam memberikan tugasnya. Pada dasarnya anda cukup membuat sebuah timeline proyek, di mana pasti sudah tertulis beserta berbagai tugas yang harus dikerjakan.
Sedangkan sang manajer bisa langsung mengatakan saja kepada bawahannya untuk segera memeriksa timeline proyek tersebut. Sebab dengan begitu secara otomatis maka anggota tim bisa langsung melihat sendiri tugas beserta instruksi di aplikasi manajemen proyek online.
Bukan hanya tugas dan instruksi saja, melainkan anda bisa melihat sendiri seperti apa tugasnya. Bahkan anda bisa melihat kapan waktu yang tepat untuk mengerjakan proyek. Dan kapan waktu yang tepat untuk menyelesaikan proyek agar tepat waktu.
-
Membangun Komunikasi Yang Baik
Pada masa modern ini, anda tidak perlu khawatir dalam bertemu dengan klien. Sebab anda tidak perlu bertemu langsung melainkan cukup memberikan saja progress seperti apa terhadap projectnya. Dengan begitu, anda bisa menilai sendiri seperti apa progress sampai saat ini.
Untuk mengaksesnya pun mudah, anda cukup download aplikasi manajemen proyek untuk melihat progress yang sedang dikerjakan. Sebab dengan progress tersebut tentu anda akan lebih mudah dalam berkomunikasi dengan klien.
-
Menggunakan Manajemen Biaya
Dalam menjalankan sebuah proyek pun harus memiliki manajemen biaya. Sebab manajemen biaya ini berperan penting dalam pengeluaran biaya yang terbaru. Bahkan anda bisa melihat apa saja biaya yang harus anda keluarkan.
Dengan begitu tentu anda tidak akan mengalami kesulitan dalam mengeluarkan biaya. Melainkan biaya – biaya teori aplikasi manajemen proyek konstruksi tersebut dapat terkontrol dengan muda. Sebab biaya yang dimiliki oleh seseorang akan berjalan dengan lancar dan aman.
-
Dapat Berbagi Dokumen
Kehadiran aplikasi manajemen ini pun memberikan kemudahan untuk anda agar menyimpan data dengan mudah. Pada dasarnya dengan menyimpan data secara langsung tentu bisa menghindari resiko kehilangan data.
Jika data sampai hilang pun bisa berpengaruh buruk kepada proyek yang akan dijalankan. Walaupun sudah disimpan tentu anda bisa dengan mudah melacak setiap perubahan yang terjadi pada data aplikasi manajemen proyek adalah.
Sehingga anda akan mengetahui secara langsung siapa saja yang mengubah data proyek tersebut. Bahkan perubahan itu akan tercatat langsung di dalam aplikasi manajemen project tersebut. Sehingga sistem ini pun memberikan kemudahan untuk menambahkan data ke versi yang terbaru.
-
Melakukan Standarisasi Proses
Pada dasarnya dalam menjalankan aplikasi manajemen proyek terbaik tentu semua orang harus mengetahui serta menggunakan template yang baik. Dari template tersebutlah maka banyak orang bisa langsung mengubah serta membuat dokumen itu dengan mudah.
Dengan melakukan standarisasi semua hal tentu bisa memastikan kalau setiap dokumen yang digunakan memang penting. Tentu bayangkan saja pada saat bekerja beberapa dokumen itu tidak dapat dikerjakan tentu akan merasa bahaya nantinya.
Maka dari itu, dalam bekerja pun harus melakukan cara yang sama. Sebab dengan cara ini anda bisa memberikan hasil yang terbaik. Bahkan anda bisa mulai berkonsisten mengenai pekerjaan yang anda lakukan.
-
Melakukan Integrasi Dengan Tim Baru
Jika di dalam tim memiliki beberapa tim baru tentu anda harus mampu beradaptasi dengan baik. Sebab jika ada perbedaan pendapat saja antara satu tim dengan tim lainnya. Tentu hal ini bisa mengubah isi proyek tersebut.
Sebelum mengajak tim baru bergabung ke dalam sebuah proyek tentu perlu diketahui kalau tim baru belum memahami proyek sesungguhnya. Ada baiknya bagi anda untuk menerangkan lebih dahulu mengenai inti dari proyek ini.
Kalau perlu anda bisa menjelaskan inti proyek ini secara jelas mulai dari tahap awal hingga dengan tahap akhirnya. Dengan begitu, hal ini lebih mudah bagi tim baru untuk mempelajari seperti apa proyeknya dan kalau perlu memberikan beberapa kontribusi.
-
Melakukan Pekerjaan Dari Rumah
Tak jarang karena kasus covid-19 semakin meningkat membuat banyak perusahaan harus menerapkan sistem ini. Bahkan banyak perusahaan mulai memberlakukan work from home atau remote working yang sekarang sedang berjalan.
Pada dasarnya remote working bisa menjadi salah satu pilihan tepat bagi anda yang masih takut untuk bekerja seperti biasa. Dengan melakukan remote working tentu menuntut anda untuk bekerja dari rumah dengan memanfaatkan berbagai alat seperti laptop, notebook dan komputer.
- Bisa Melakukan Kolaborasi
Dalam menjalankan sebuah proyek tentu terdiri dari berbagai departemen kerja yang berbeda – beda. Tentu setiap orang pun memiliki tanggung jawab serta kesibukan masing – masing. Agar bisa mengumpulkan orang banyak, anda pun tidak perlu khawatir.
Sebab sudah ada aplikasi manajemen yang bisa memudahkan anda dalam melakukan rapat. Dari melakukan rapat tersebut tentu anda akan mendapatkan kemudahan dalam melakukan komunikasi tim. Sehingga kolaborasi yang dilakukan pun tidak akan menjadi sia – sia.
Melalui software manajemen tentu ada banyak hal yang bisa dilakukan. Mulai dari membuat jadwal pengerjaan, status perkembangan, melakukan revisi hingga melakukan identifikasi masalah pada suatu unit kerja..
Bahkan ada fitur notifikasi yang memiliki fungsi untuk mengingatkan jangka waktu penyelesaian sudah tiba. Sehingga pekerja bisa langsung menyelesaikan sesuai dengan waktu yang ditentukan tersebut. Semakin cepat mengerjakannya tentu semakin baik di mata para klien tentu harus dengan kualitas yang utama.
- Memantau Anggaran
Pada dasarnya di dalam suatu project seringkali memiliki kelebihan atau kekurangan anggaran sesuai dengan perencanaan awal. Sebab dalam masalah ini software sudah menyediakan fitur software manajemen dengan proyek yang pasti.
Sehingga hal ini pun dapat memahami resiko cost over budget yang bisa saja terjadi kapan saja dan dimana saja. Sehingga para manajer serta beberapa pihak lain tetap bisa melakukan pengelolaan terhadap anggaran saat ini.
-
Melakukan Penyelesaian Proyek Dengan Baik
Dalam melakukan penyelesaian proyek tentu harus dilakukan secepat mungkin. Sebab jika proyek tidak dilakukan dengan cepat maka hal ini bisa menimbulkan keterlambatan. Tentu lebih bagus produktivitas dan penyelesaian proyek harus dipercepat.
Tentu hal ini akan berpengaruh kepada semua unit kerja yang akan dilakukan. Bahkan pihak pekerja pun harus memberikan report terkait perkembangan proyek yang sedang terjadi. Mulai dari alur pengambilan keputusan sampai ada revisi pun harus dikerjakan dengan baik.
-
Memudahkan Agar Tim Lebih Fokus
Fokus merupakan hal utama yang harus dilakukan dalam melakukan penyelesaian proyek. Tentu bagi sebagian orang, dengan memiliki fokus yang tinggi tentu tugas – tugas akan terselesaikan dengan mudah.
Sehingga pembagian tugas yang dilakukan pun harus jelas agar tidak memiliki banyak permasalahan. Terutama bagi anda yang ahli dalam bekerja di berbagai bidang tentu harus mempercepat kinerja masing – masing tugasnya.
- Keunggulan Dalam Melakukan Manajemen Proyek
Pada dasarnya manajemen proyek merupakan sebuah software yang biasanya berguna untuk memfasilitasi alur kerja. Terutama bagi anda yang sedang menjalankan sebuah proyek tentu penting sekali untuk menggunakan software ini.
Tak jarang software ini mampu mengatur semua project dengan baik walaupun hanya menggunakan satu sistem saja. Pengguna pun berhak mengolah data dengan baik agar para klien perusahaan bisa tertata dengan tepat.
Pertama, adanya otomatis dan tingkat fleksibilitas. Otomatis dan fleksibilitas merupakan kedua hal yang perlu anda lakukan dalam menjalankan manajemen proyek. Sebab dalam menjalankan suatu bisnis pun tentu penting sekali dalam melakukan berbagai inovasi untuk setiap program.
Hal ini berguna agar bisnis yang dijalankan bisa berjalan dengan sempurna. Terutama pengguna bisa melakukan berbagai masalah biaya, jadwal sampai dengan task management. Kedua, bisa terkontrol dengan baik.
Manajemen proyek tentu tahu bagaimana cara mengontrol sebuah proyek dengan benar dan sukses. Tentu hal ini harus memberikan strategi serta tugas yang cocok mengenal hal tersebut. Jika bisa terkontrol dengan baik tentu kedua belah pihak pun bisa langsung melakukan kerja sama dengan mudah.
Ketiga, bisa bekerjasama dengan tim. Jika anda masih keberatan dalam menjalankan proyek seorang diri tentu anda bisa meminta bantuan langsung kepada tim. Tentu dengan adanya hal ini tugas yang anda kerjakan bisa lebih ringan dibandingkan sebelumnya.
Bahkan aplikasi ini pun memberikan berbagai orang lebih memiliki waktu yang lebih terstruktur dibandingkan dengan lainnya. Sebut saja seperti waktu, rencana anggaran hingga berbagai tugas dari bidang lainnya.
Keempat bisa mengurangi terjadinya resiko. Bayangkan jika anda tidak menggunakan aplikasi manajemen tersebut tentu bisa melihat apa saja resiko yang bisa terjadi. Bisa saja mendapatkan resiko dalam jumlah besar hingga jumlah terkecil.
Dengan menggunakan aplikasi ini pun, anda bisa melihat tugas serta tingkat keamanan yang bisa dilakukan. Bahkan tak jarang hal ini bisa mengurangi resiko yang bisa terjadi kapan saja dan dimana saja.
Terutama dalam membuat anggaran pun bisa lebih tertata dengan rapi dan bisa mengurangi kesalahan yang bisa terjadi. Kelima, penyusunan anggaran yang mudah bisa menjadi keuntungan terakhir. Sebab dengan anggaranlah tentu proyek hanya bisa berjalan.
Bisa dibayangkan jika anggaran tidak perlu dilakukan tentu bisa dibayangkan berapa uang yang patut untuk dikeluarkan. Dengan melakukan anggaran sesuai dengan batasnya pun bisa memberikan kemudahan bagi perusahaan untuk tetap maju ke depan.
Dalam menentukan anggaran pun harus dilakukan dengan tepat jika tidak maka bisa berakibat ke hal lainnya. Jangan lupa tanyakan juga kepada klien apakah anggaran ini dirasa sudah tepat atau belum. Hal ini agar menghindari berbagai kesalahpahaman yang terjadi.
Tentu dalam melakukan aplikasi ada banyak manfaat serta keunggulan yang bisa anda dapatkan dengan mudah. Sehingga kalau tidak percaya anda bisa menggunakan manfaat aplikasi manajemen proyek sesuai dengan andalan masing – masing. Bagaimana? Tertarik untuk mencoba salah satunya? Jangan lupa untuk kunjungi Manpro, Aplikasi Manajemen terbaik saat ini. Cek di www.manpro.id.
Artikel lain klik di sini