90% waktu manajer proyek adalah berkomunikasi

 

PMI (Project Management Institute) mencantumkan bahwa komunikasi merupakan elemen yang sangat penting dalam manajemen proyek. Menurut PMI, sekitar 90% waktu seorang manajer proyek dihabiskan untuk berkomunikasi dan melakukan koordinasi dengan tim proyek, klien, dan pemangku kepentingan terkait proyek.

Selain itu, PMI juga mencantumkan bahwa kegagalan proyek sering kali disebabkan oleh masalah dalam komunikasi, baik itu informasi yang kurang jelas, pemahaman yang salah, atau kurangnya pengiriman informasi yang tepat waktu. Oleh karena itu, PMI menekankan pentingnya manajemen komunikasi yang baik dalam proyek dan mencantumkan komunikasi sebagai salah satu dari sepuluh area pengetahuan utama dalam PMBOK (Project Management Body of Knowledge).

PMI menganggap komunikasi sebagai elemen yang sangat penting dalam manajemen proyek, dan memastikan bahwa proses komunikasi yang efektif diimplementasikan dalam semua tahapan proyek dapat membantu meminimalkan risiko kegagalan dan meningkatkan kesuksesan proyek secara keseluruhan.

Menurut PMBOK (Project Management Body of Knowledge), komunikasi adalah salah satu dari lima proses manajemen proyek yang penting dan harus diperhatikan dengan baik. Komunikasi didefinisikan sebagai proses pertukaran informasi dan memastikan pemahaman antara berbagai pihak yang terlibat dalam proyek, termasuk tim proyek, sponsor, pemangku kepentingan, dan klien.

PMBOK menyebutkan bahwa manajemen komunikasi proyek mencakup empat proses utama, yaitu:

1. Perencanaan Komunikasi: proses menentukan kebutuhan informasi pihak-pihak yang terkait dengan proyek, menentukan jenis informasi yang akan disampaikan, serta cara dan frekuensi penyampaian informasi.
2. Manajemen Komunikasi: proses memastikan bahwa informasi yang diperlukan tersedia, diproses, dan didistribusikan ke pihak-pihak yang tepat, dalam waktu yang tepat, dan dengan cara yang efektif.
3. Pengendalian Komunikasi: proses memantau dan mengendalikan semua aspek komunikasi proyek, memastikan bahwa informasi yang disampaikan sesuai dengan rencana dan memenuhi kebutuhan pihak yang terkait.
4. Monitoring Komunikasi: proses mengamati hasil-hasil dari proses manajemen komunikasi dan mengambil tindakan perbaikan jika diperlukan.

Dalam prakteknya di pekerjaan komunikasi adalah salah satu aspek paling penting dalam manajemen proyek karena:

• Memastikan Pemahaman Bersama: Komunikasi yang baik membantu memastikan bahwa semua pihak yang terlibat dalam proyek memiliki pemahaman yang sama tentang tujuan proyek, jadwal, anggaran, dan tugas-tugas individu. Hal ini dapat meminimalkan risiko kesalahpahaman dan memastikan bahwa proyek berjalan dengan lancar.
• Meningkatkan Keterlibatan Pihak Terkait: Komunikasi yang baik juga dapat meningkatkan keterlibatan dan partisipasi semua pihak yang terlibat dalam proyek. Dengan melibatkan semua pihak secara aktif dalam proses komunikasi, tim proyek dapat mengambil keputusan yang lebih baik dan meminimalkan risiko konflik yang tidak perlu.
• Mempercepat Pengambilan Keputusan: Komunikasi yang efektif dapat membantu mempercepat pengambilan keputusan. Dengan berbagi informasi yang relevan dan memastikan bahwa semua pihak memiliki pemahaman yang sama, tim proyek dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat.
• Meminimalkan Risiko: Komunikasi yang baik dapat membantu meminimalkan risiko dalam proyek. Dengan memastikan bahwa semua pihak memiliki pemahaman yang sama tentang tujuan proyek, jadwal, anggaran, dan tugas-tugas individu, tim proyek dapat menghindari kesalahan dan konflik yang dapat memperlambat atau bahkan menghentikan proyek.
• Meningkatkan Kepuasan Klien: Komunikasi yang baik juga dapat meningkatkan kepuasan klien. Dengan melibatkan klien secara aktif dalam proses komunikasi, tim proyek dapat memastikan bahwa klien memiliki pemahaman yang sama tentang proyek dan bahwa proyek memenuhi kebutuhan dan harapan mereka.

Dalam keseluruhan, komunikasi yang baik adalah kunci untuk keberhasilan manajemen proyek. Hal ini membantu memastikan bahwa semua pihak terlibat memiliki pemahaman yang sama, meminimalkan risiko dan konflik, serta mempercepat pengambilan keputusan dan meningkatkan kepuasan klien.

Manpro adalah sarana platform berkomunikasi dan berkolaborasi dalam proyek. Menggunakan aplikasi Manpro terbukti memudahkan komunikasi yang efektif dan efisien dalam proyek