Earned Value Management (EVM) adalah suatu metode manajemen proyek yang digunakan untuk memonitor dan mengukur kinerja proyek secara sistematis. Dalam EVM, proyek dinilai berdasarkan penggunaan sumber daya (biaya, tenaga kerja, dan waktu) serta kemajuan pekerjaan yang dicapai.
Earned Value Management (EVM) memiliki beberapa kegunaan, antara lain:
- Memperkirakan biaya akhir proyek (Estimate at Completion/EAC) dan waktu penyelesaian proyek (Estimated Time of Completion/ETC) Dengan menggunakan EVM, manajer proyek dapat memperkirakan biaya akhir proyek dan waktu penyelesaian proyek berdasarkan kinerja proyek yang telah terjadi. Hal ini membantu manajer proyek dalam mengambil tindakan yang tepat dan memastikan proyek selesai tepat waktu dan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.
- Memantau kinerja proyek secara sistematis EVM membantu manajer proyek untuk memantau kinerja proyek secara sistematis dan objektif, terutama dalam hal penggunaan sumber daya seperti biaya, tenaga kerja, dan waktu. Dengan menggunakan EVM, manajer proyek dapat mengidentifikasi masalah yang mungkin terjadi pada proyek, seperti penundaan atau kelebihan anggaran, dan mengambil tindakan yang diperlukan.
- Menentukan apakah proyek berjalan sesuai dengan rencana Dengan EVM, manajer proyek dapat menentukan apakah proyek berjalan sesuai dengan rencana atau tidak, dengan membandingkan kinerja aktual proyek dengan rencana proyek yang telah ditetapkan. Hal ini membantu manajer proyek untuk mengambil tindakan yang tepat untuk memastikan proyek berjalan sesuai dengan rencana.
- Mengoptimalkan penggunaan sumber daya Dengan menggunakan EVM, manajer proyek dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya seperti biaya, tenaga kerja, dan waktu, sehingga proyek dapat diselesaikan dengan efisien dan efektif. Manajer proyek dapat menggunakan informasi yang diperoleh dari EVM untuk memprioritaskan tugas-tugas yang paling penting dan memperbaiki masalah yang terkait dengan penggunaan sumber daya.
Dengan demikian, EVM merupakan alat yang berguna dalam manajemen proyek karena membantu manajer proyek untuk memantau kinerja proyek secara sistematis dan objektif, memperkirakan biaya akhir dan waktu penyelesaian proyek, serta mengoptimalkan penggunaan sumber daya.
Berikut ini adalah contoh penerapan EVM pada sebuah proyek konstruksi rumah:
- Biaya Rencana (Planned Cost) atau Budget At Completion
- Anggaran biaya total untuk konstruksi rumah adalah Rp1.000.00.000.
- Proyek direncanakan akan selesai dalam waktu 6 bulan.
- Biaya Nyata (Actual Cost)
- Setelah 3 bulan, biaya yang telah dikeluarkan adalah Rp 600.000.000
- Kinerja Jadwal (Schedule Performance)
- Setelah 3 bulan, seharusnya pekerjaan yang selesai adalah sekitar 50% dari keseluruhan proyek.
- Namun, hanya 40% pekerjaan yang selesai pada saat itu.
- Kinerja Biaya (Cost Performance)
- Setelah 3 bulan, seharusnya biaya yang telah dikeluarkan adalah sekitar 50% dari anggaran total.
- Namun, biaya yang telah dikeluarkan adalah sekitar 60% dari anggaran total.
Dari informasi di atas, dapat dihitung nilai EVM untuk proyek tersebut:
- Earned Value (Nilai Hasil Kerja)
- Setelah 3 bulan, seharusnya proyek sudah menyelesaikan 50% dari keseluruhan pekerjaan.
- Nilai hasil kerja pada saat itu adalah 40% x Rp 1.000.000.000 = Rp 400.000.000
- Rumus EV = Progress prosentase aktual x Budget planned cost
- Planned Value (Nilai Rencana)
- Setelah 3 bulan, seharusnya anggaran yang dikeluarkan sekitar 50% dari total anggaran.
- Nilai rencana pada saat itu adalah 50% x Rp 1.000.000.000 = Rp 500.000.000
- Actual Cost (Biaya Nyata)
- Biaya yang telah dikeluarkan setelah 3 bulan adalah Rp 600.000.000
Dengan menggunakan rumus EVM, nilai-nilai di atas dapat digunakan untuk menghitung parameter EVM berikut:
- Schedule Performance Index (SPI) = Earned Value / Planned Value = Rp 400.000.000 / Rp 500.000.00 = 0.8 ( SPI <1 berarti schedule behind atau telat, sebaiknya SPI diatas atau sama dengan = 1))
- Cost Performance Index (CPI) = Earned Value / Actual Cost = Rp 400.000.000 / Rp 600.000.000 = 0.67 ( CPI <1 berarti over budget atau melebihi budget project, sebaiknya CPI diatas atau sama dengan = 1)
- Estimate At Completion (EAC) = Budget At Completion / Cost Performance Index = Rp 1.000.000.000 / 0.67 = Rp 1.492.500.000
Dari hasil perhitungan di atas, dapat diketahui bahwa proyek tersebut sedikit tertunda dari jadwal dan mengalami overbudget. Proyek diperkirakan akan memerlukan biaya tambahan total sebesar Rp149.250.000 untuk selesai jika tidak dilakukan pencegahan dan monitoring skedul. Dengan informasi ini, manajer proyek dapat mengambil tindakan untuk memperbaiki kinerja proyek dan mencegah terjadinya overbudget yang lebih besar di masa depan.
Jika CPI (Cost Performance Index) < 1 artinya dalam manajemen proyek menunjukkan kinerja rendah, berikut adalah beberapa tindakan yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kinerja proyek:
- Tinjau kembali perkiraan biaya: Manajer proyek harus meninjau kembali perkiraan biaya proyek dan memastikan bahwa perkiraan biaya yang baru sudah realistis dan akurat. Hal ini dapat membantu memastikan bahwa proyek tidak akan melebihi anggaran yang telah ditetapkan.
- Tinjau kembali jadwal proyek: Manajer proyek harus meninjau kembali jadwal proyek dan memastikan bahwa jadwal tersebut realistis dan memungkinkan untuk menyelesaikan proyek sesuai dengan rencana. Hal ini dapat membantu memastikan bahwa proyek selesai tepat waktu.
- Evaluasi ulang manajemen risiko: Manajer proyek harus mengevaluasi ulang manajemen risiko proyek dan memastikan bahwa telah diterapkan dengan baik. Hal ini dapat membantu mengidentifikasi risiko-risiko yang mungkin mempengaruhi kinerja proyek dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk mengurangi dampaknya.
- Identifikasi penyebab kinerja rendah: Manajer proyek harus mencari tahu penyebab kinerja rendah. Hal ini bisa disebabkan oleh beberapa faktor, seperti ketidakmampuan untuk menghitung biaya dengan akurat atau masalah dalam manajemen risiko. Dengan mengidentifikasi penyebab kinerja rendah, manajer proyek dapat menetapkan tindakan yang sesuai untuk memperbaiki situasi.
- Buat rencana tindakan korektif: Setelah memahami penyebab kinerja rendah, manajer proyek harus membuat rencana tindakan korektif untuk memperbaiki situasi. Rencana tersebut dapat mencakup penyesuaian jadwal, perbaikan dalam perkiraan biaya, atau peningkatan manajemen risiko.
Jika SPI (Schedule Performance Index) < 1 artinya dalam manajemen proyek menunjukkan kinerja rendah, berikut adalah beberapa tindakan yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kinerja proyek:
- Tinjau kembali jadwal proyek: Manajer proyek harus meninjau kembali jadwal proyek dan memastikan bahwa jadwal tersebut realistis dan memungkinkan untuk menyelesaikan proyek sesuai dengan rencana. Hal ini dapat membantu memastikan bahwa proyek selesai tepat waktu.
- Tinjau kembali perkiraan biaya: Manajer proyek harus meninjau kembali perkiraan biaya proyek dan memastikan bahwa perkiraan biaya yang baru sudah realistis dan akurat. Hal ini dapat membantu memastikan bahwa proyek tidak akan melebihi anggaran yang telah ditetapkan.
- Identifikasi penyebab kinerja rendah: Manajer proyek harus mencari tahu penyebab kinerja rendah. Hal ini bisa disebabkan oleh beberapa faktor, seperti ketidakkonsistenan dalam penjadwalan, penugasan sumber daya yang tidak tepat, atau masalah dalam manajemen risiko. Dengan mengidentifikasi penyebab kinerja rendah, manajer proyek dapat menetapkan tindakan yang sesuai untuk memperbaiki situasi.
- Buat rencana tindakan korektif: Setelah memahami penyebab kinerja rendah, manajer proyek harus membuat rencana tindakan korektif untuk memperbaiki situasi. Rencana tersebut dapat mencakup penyesuaian jadwal, peningkatan manajemen risiko, atau perbaikan dalam perkiraan biaya.
- Komunikasi dengan stakeholder: Manajer proyek harus secara teratur berkomunikasi dengan stakeholder proyek, seperti klien dan pemegang saham, dan menjelaskan situasi kinerja proyek dan tindakan yang diambil untuk memperbaikinya.
Dengan mengambil tindakan yang tepat, manajer proyek dapat membantu meningkatkan kinerja proyek dan memastikan bahwa proyek selesai sesuai dengan rencana awal.