Inilah 10 Software penting yang harus dimiliki untuk perusahaan konstruksi.
Bagi setiap perusahaan konstruksi, keberadaan sebuah software yang berkaitan dengannya mungkin sudah menjadi kebutuhan yang sangat umum. Dengannya, sebuah proyek akan berjalan jauh lebih lancar.
Dalam artikel ini, kami akan membahas 10 software penting untuk perusahaan konstruksi yang mungkin bisa jadi perhatian Anda.
Pentingnya penggunaan software pada sebuah perusahaan jasa konstruksi.
Software pada perusahaan konstruksi dapat menjadi basis data sebuah proyek, alat pengerjaan yang mumpuni, sekaligus juga menjadi penghubung antar berbagai aspek pengerjaan sebuah proyek, agar dapat terkoneksi satu sama lain.
Setidak-tidaknya, sebuah perusahaan konstruksi yang mumpuni perlu memiliki software yang dapat membantu dalam beberapa hal berikut :
- perencanaan proyek
- pengaturan sumber daya manusia
- komunikasi dengan berbagai pihak
- perancangan desain
- pengarsipan data
- pengelolaan budget
- pengaturan inventaris proyek maupun aset perusahaan.
Karenanya, terdapat banyak sekali software yang perlu dimiliki oleh sebuah perusahaan jasa konstruksi.
10 software penting untuk perusahaan konstruksi
Kurang lebih, terdapat sepuluh jenis software yang dapat membantu sebuah perusahaan konstruksi dalam menjalankan sebuah proyek. Sepuluh jenis software tersebut antara lain :
-
Manajemen proyek
Tahapan-tahapan dalam mengerjakan sebuah proyek akan dapat dilakukan lebih mudah dengan menggunakan software manajemen proyek, yang sesuai namanya, dapat membantu dalam melakukan manajemen perusahaan konstruksi.
Perangkat lunak ini memiliki fitur-fitur yang dapat membantu dalam menyusun, mengatur, serta mengawasi jalannya sebuah proyek yang dikerjakan.
Beberapa fitur yang dimaksud antara lain :
-
Manajemen penugasan atau delegasi.
Lewat software manajemen proyek, koordinator lapangan dapat membagikan tugas secara lebih mudah kepada bawahannya. Mereka juga dapat memantau pekerjaan dengan lebih baik, serta mendapat hasil laporan yang lebih detail.
-
Cost management
Software ini dapat melakukan otomatisasi pada hal-hal yang menyangkut keuangan meliputi pengelolaan biaya proyek, membuat tagihan, serta memantau status pembayaran bagi setiap kontrak yang dibuat.
-
Contract management
Memungkinkan kontraktor untuk membuat, mengubah, serta memantau status kontrak dengan klien dalam satu sistem terpadu.
-
Analytical report
Software ini dapat memberi laporan kepada sebuah perusahaan jasa konstruksi tentang analisa sebuah proyek, kinerja karyawan, serta keuntungan atau kerugian dari sebuah proyek yang dikerjakan
-
Timesheet Making
Kontraktor dapat memonitor jam kerja karyawan lewat software konstruksi. Hal ini kelak akan memudahkan HRD dalam membuat rumusan gaji karyawan.
Salah satu contoh dari software manajemen proyek yang cukup dikenal masyarakat banyak adalah manpro, yang dapat anda kunjungi langsung melalui situs resminya di www.manpro.id.
-
Computer Aided Design
Computer Aided Design atau biasa disingkat CAD merupakan software yang digunakan untuk merancang suatu produk dengan bantuan komputer.
Di era modern, CAD amat diperlukan dalam perancangan berbagai jenis produk, termasuk produk-produk hasil jasa konstruksi seperti bangunan, jembatan dan lain sebagainya.
Karenanya, software CAD amat diperlukan oleh berbagai spesialis perancangan sipil. Mulai dari arsitek lapangan hingga auditor rancang bangun.
Adapun bagi sebuah perusahaan konstruksi, CAD adalah bagian yang tak terpisahkan dalam pengerjaan sebuah proyek. Karenanya, penting bagi sebuah penyedia jasa konstruksi untuk memiliki serta menguasai software tersebut.
Fungsi CAD bagi sebuah perusahaan jasa konstruksi antara lain :
-
Memudahkan pembuatan suatu desain rancang bangun
Tanpa dibantu software CAD, perancangan desain bangunan biasanya dilakukan lewat sketsa 2D di atas selembar kertas besar.
Perancangan bangunan secara manual ini tentunya memakan waktu yang amat lama dan rentan terjadi error, sehingga akan sangat menyulitkan arsitek atau perancang desain dalam membuat suatu produk.
-
Mempersingkat waktu pengerjaan proyek
Jelas, sebab dengan software CAD, pengerjaan sebuah desain bangunan akan sangat cepat dilakukan. Perancangan manual yang mungkin memakan waktu hingga seminggu, bisa saja selesai dalam waktu tiga sampai empat hari dengannya.
Hal ini kelak akan berimbas pada lebih cepatnya sebuah proyek dikerjakan.
-
Hemat Biaya
Singkatnya penggunaan waktu untuk mendesain suatu rancangan juga berimbas pada pengurangan jumlah lembur karyawan.
Tanpa CAD, perancangan desain akan memakan waktu lama. Bila klien meminta waktu pengerjaan secara cepat, tentunya hal ini akan berimbas pada jumlah lembur yang harus diberikan perusahaan pada insinyur.
Imbasnya, uang yang perlu dikeluarkan perusahaan juga lebih banyak.
-
Inventory management
Rusak atau hilangnya peralatan dapat menyebabkan waktu pengerjaan sebuah proyek menjadi terhambat, dan hal ini kelak akan berdampak besar pada tingkat kepercayaan klien terhadap penyedia jasa konstruksi.
Sama halnya dengan material konstruksi. Tidak tersedianya batu, pasir, besi, atau baja ketika dibutuhkan sudah tentu akan membuat sebuah proyek menjadi mangkrak, sedangkan target waktu atau deadline dari klien akan terus berjalan.
Beragamnya jenis peralatan serta material dalam sebuah proyek membuat pengaturannya menjadi sebuah hal yang rumit dilakukan. Seorang manajer proyek harus memiliki ketelitian tinggi dalam memastikan kesiapan semua hal tersebut.
Software inventory management dapat menjadi solusi atas permasalahan ini. Dengannya, manajer proyek dapat dengan mudah mengontrol arus keluar masuk peralatan dan material, mengidentifikasi peralatan-peralatan yang penting, mengatur ketersediaan barang, hingga membuat pesanan alat dan material kepada supplier.
Beberapa fitur yang terdapat dalam software inventory management, antara lain :
-
Manajemen Supplier
Software ini dapat menyimpan seluruh data penyuplai, termasuk diantaranya adalah surat penawaran yang mereka buat.
Karenanya, manajer kontraktor akan dapat dengan mudah membandingkan penawaran harga.
-
Manajemen stok barang
Memungkinkan seorang kepala gudang untuk mengetahui jumlah peralatan dan material. Dengannya, mereka dapat mengatur tingkat minimum stok yang diperlukan dalam proyek.
-
Procurement management
Dengan fitur ini, pihak yang berwenang atas stok barang dapat melakukan pemesanan ulang material serta peralatan tertentu secara otomatis.
-
Inventory Forecasting
Bertujuan melihat ketersediaan barang di masa mendatang. Dengannya, sebuah perusahaan konstruksi dapat melakukan pembelian logistik dalam waktu dan jumlah yang tepat.
-
Accounting Software
Seperti yang umum diketahui, bahwa setiap perusahaan tentunya butuh pengelolaan akuntansi yang baik agar arus kas mereka tetap stabil.
Peran software akuntansi diantaranya adalah dapat membantu kontraktor dalam mengelola arus kas setiap harinya, mengontrol pengeluaran, dasar atas pemrosesan tagihan, membayar pajak, serta membuat berbagai laporan keuangan yang diperlukan.
Beberapa fitur yang umumnya ada pada software akuntansi diantaranya adalah :
-
Pengatur penagihan
Fitur ini dapat membantu kontraktor untuk melakukan penagihan biaya proyek kepada klien secara otomatis.
-
Manajemen pembayaran
Dengannya, proses pembayaran dari klien dan status pembayaran klien dapat diproses secara otomatis
-
Manajemen pajak
Software akuntansi juga dapat berfungsi sebagai sarana mengidentifikasi dan mengelola pajak perusahaan konstruksi secara lebih mudah.
-
Manajemen faktur
Kontraktor dapat membuat faktur berulang untuk klien yang berbeda melalui software akuntansi.
-
Financial Report and Statement
Software dapat membuat berbagai jenis laporan keuangan atas proyek, maupun laporan keuangan perusahaan konstruksi secara akurat.
Laporan yang dapat dibuat meliputi laporan laba rugi, laporan arus kas, laporan perubahan modal, laporan posisi keuangan (neraca), dan lain sebagainya.
-
Manajemen Arsip
Software manajemen arsip bertujuan untuk mengelola berbagai dokumen dan menyimpannya agar tertata rapi.
Ada berbagai keuntungan yang didapat dari software manajemen arsip, diantaranya :
[irp posts=”3523″ name=”5 Alasan Pentingnya Aplikasi Arsip Untuk Perusahaan”]
-
Dokumen lebih cepat ditemukan
Pencarian dokumen pada software dapat dilakukan secara lebih cepat ketimbang melakukannya secara manual.
Hal ini amat penting terutama bila kontraktor membutuhkan data tentang suatu hal dalam waktu singkat.
-
Penyusunan yang fleksibel
Penyusunan dokumen dapat dilakukan sesuai kehendak pengarsip, dan dapat dilakukan secara cepat dan mudah.
-
Hemat tempat
Pengarsipan manual tentu memakan tempat yang tidak sedikit. Melalui software pengarsipan, dokumen ditempatkan dalam bentuk elektronik dalam sebuah perangkat, sehingga tidak memerlukan tempat yang besar untuk menyimpannya.
-
Tidak rawan rusak / hilang
Dokumen yang ada pada software berbentuk softcopy, sehingga tidak mudah rusak atau hilang. Selain itu, dokumen juga mudah dipindahkan kemanapun.
-
Human Resource Management
Sebuah perusahaan tidak akan berjalan tanpa adanya karyawan, sehingga manajemen juga harus selalu memperhatikan kesejahteraan karyawannya agar tidak lari.
Meski demikian, hal tersebut juga bukanlah sesuatu yang mudah dilakukan. Seringkali bagian HRD mengalami masalah dengan karyawan akibat tidak adanya komunikasi yang baik diantara keduanya.
Software Human Resource Management atau HRM dapat membantu permasalahan tersebut. Hal-hal yang dibantu oleh perangkat lunak ini antara lain :
- Pengelolaan gaji karyawan secara aktual dan akurat
- Memantau kehadiran karyawan
- Mengelola cuti karyawan
- Memproses pengembalian uang yang menjadi hak karyawan (reimbursement)
- Membuat survei dan penilaian kinerja
- Memudahkan personalia dalam melakukan rekrutmen pada proyek-proyek yang akan datang
-
Customer Relationship Management
Dalam menjalankan sebuah proyek, sebuah perusahaan jasa konstruksi juga tentunya tidak hanya berhubungan dengan sesama internal perusahaan.
Berbagai pihak eksternal seperti klien, supplier, beragam stakeholders, perusahaan konstruksi BUMN, serta mitra kerja juga tentunya menjadi pihak yang terlibat di dalam sebuah proyek konstruksi. Oleh karenanya, membina hubungan yang baik dengan berbagai pihak eksternal tersebut juga perlu dilakukan.
Software Customer Relationship Management atau CRM pada sebuah perusahaan konstruksi dapat membantu kontraktor dalam melakukan komunikasi eksternal untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
Beberapa fitur dalam CRM antara lain sebagai berikut :
-
Pengelola database pelanggan
Fitur ini dapat membantu perusahaan untuk mengelola data pelanggan atau klien, sehingga kontraktor akan lebih mudah mencari calon klien potensial.
-
Manajemen sales pipeline
Berupa segala hal tentang penjualan, seperti membuat rencana penjualan jasa, memantau tahapan penjualan, melacak status penjualan, serta sebagai analisa atas peluang sales yang ada.
-
Manajemen tenaga penjualan
Fitur ini dapat membantu kepala bagian penjualan dalam mendistribusikan prospek penjualan jasa pada tenaga penjualan yang tepat, serta memantau kinerja mereka.
-
Pengelola email marketing
Dengan fitur ini, bagian pemasaran akan lebih mudah membuat kampanye pemasaran via email yang efektif.
-
Laporan Penjualan
Kontraktor dapat melihat untung rugi dalam setiap proyek yang dikerjakan. Selain itu, fitur ini juga berguna untuk menganalisa prospek klien yang menjadi targetnya, mengetahui tingkat sales dan turnover, serta berbagai fungsi lainnya.
-
Software Analisa Struktur
Ada 5 analisa yang dapat dilakukan para ahli sipil untuk menggunakan software untuk beberapa keperluan seperti: Analisa kolom beton bertulang, balok beton, pondasi beton, analisa pelat beton, dan penahan tanah beton.
Terdapat beberapa fungsi didalamnya, yang umumnya berkaitan dengan penghitungan kekuatan suatu rancangan atau struktur bangunan sebelum didirikan.
-
Desain Grafis
Berbeda dengan CAD yang berfokus pada rancangan sebuah desain, software desain grafis umumnya digunakan untuk membuat gambaran umum sebuah bangunan atau infrastruktur.
Contohnya, software CAD mungkin akan memberi gambaran denah rumah secara tampak depan, atas, samping kiri dan kanan, serta belakang, lengkap dengan perhitungan ukuran, luas, serta volume rumah tersebut.
Sementara software desain grafis digunakan untuk menggambarkan kondisi rumah yang sudah jadi, lengkap beserta lingkungan di sekitarnya seperti pepohonan, jalan, serta kondisi alam yang ada.
Karenanya, software desain grafis lebih diperlukan dalam kegiatan pemasaran suatu produk jasa konstruksi ketimbang dalam proses konstruksi itu sendiri. Selain itu, software ini dapat digunakan dalam pembuatan company profile perusahaan konstruksi.
-
Word Processing Tool
Hal yang tidak boleh ketinggalan dalam sebuah software konstruksi tentunya adalah pengolah kata.
Lewat software pengolah kata, sebuah perusahaan konstruksi dapat berkomunikasi baik sesama anggota perusahaan, maupun kepada klien eksternal.
Pengolah kata seringkali digunakan oleh sebuah perusahaan konstruksi untuk mengolah dokumen yang berkaitan dengan jasa yang mereka tawarkan, seperti membuat surat penawaran, membuat laporan atas proyek, menyusun manual pengerjaan proyek, dan lain sebagainya.
Dari daftar 10 software penting untuk perusahaan konstruksi yang telah disebutkan, biasanya sebuah perusahaan konstruksi dapat memiliki semua fungsi tersebut dalam satu jenis software saja.
Software tersebut sering disebut sebagai software konstruksi bangunan atau software kontraktor.
Tentang software kontraktor
Perusahaan konstruksi adalah perusahaan yang bergerak dalam pengerjaan sebuah proyek, yang tentunya melibatkan banyak sekali sumber daya serta aspek didalamnya.
Tak pelak, ada banyak sekali proses dan fase yang terlibat dalam sebuah project management, yang diantaranya meliputi planning, budgeting, penyusunan timetable, pembagian delegasi dan wewenang, pengawasan proyek, komunikasi dengan stakeholders, dan lain sebagainya.
Semua hal tersebut merupakan proses yang kompleks bila dikerjakan secara manual. Itupun belum ditambah dengan resiko terjadinya human error dalam pengerjaan, sehingga pengerjaan secara manual tentu akan membuang banyak waktu berharga.
Oleh sebab itu, sebuah perusahaan jasa konstruksi memerlukan bantuan berupa otomatisasi pada hal-hal tersebut diatas, agar semua proses tersebut dapat berjalan dan diselesaikan tepat waktu. Otomatisasi tersebut dapat dikerjakan lewat software konstruksi.
Software konstruksi atau biasa disebut juga software kontraktor merupakan sebuah perangkat lunak komputer yang membantu sebuah perusahaan jasa konstruksi dalam menjalankan proyek. Hal yang dapat diatur didalamnya meliputi pengaturan dana sebuah proyek, komunikasi antar divisi, pengambilan keputusan, serta pengaturan jadwal pengerjaan.
Perangkat lunak ini bertujuan untuk membuat sebuah pekerjaan konstruksi lebih mudah melalui otomatisasi di segala aspek.
Bagi perusahaan konstruksi di Indonesia sendiri, perangkat lunak ini mungkin masih merupakan barang asing untuk kontraktor berskala kecil. Berbeda halnya dengan perusahaan konstruksi berskala besar yang menangani berbagai megaproject, dan membutuhkan tenaga hingga ratusan orang. Sudah barang tentu keberadaan software ini akan sangat mereka butuhkan.
Kendati demikian, keberadaan software konstruksi tidak dapat ditampik begitu saja oleh kontraktor kecil. Sebab, perangkat ini dapat membantu jalannya sebuah proyek bahkan dari hal terkecil sekalipun.
Bila anda tertarik untuk mempelajari atau menggunakan software manajemen proyek, manpro dapat menjadi pilihan terbaik anda.