SEBERAPA PENTING MANAJEMEN WAKTU DALAM KEBERHASILAN PROYEK?

Halo readers, Manpro! Tahukah Anda seberapa pentingnya manajemen waktu dalam keberhasilan proyek?

Coba bayangkan, bagaimana jadinya kalau dalam sebuah pekerjaan proyek tidak ada manajemen yang baik? Sudah pasti segala aktivitas yang direncanakan dalam proyek itu akan terhambat dan tidak berjalan sesuai dengan target proyek. Untuk menghindari resiko dan kerugian pada proyek, kita harus mengetahui bagaimana mengatur suatu proyek dengan baik. Mari kita pelajari lebih lanjut apa itu Manajemen Proyek. 

Peranan Manajemen Proyek dalam pencapaian tujuan proyek 

Saat ini, permintaan proyek pembangunan dari beberapa sektor meningkat dari tahun ke tahun. Proyek-proyek tersebut berasal dari berbagai Lembaga atau institusi yang memberikan peluang bagi pelaksana proyek atau kontraktor untuk meningkatkan keuntungan perusahaan. Tetapi, sering kali kita jumpai bahwa banyak sekali kontraktor yang tidak memiliki sistem Manajemen Proyek yang baik sehingga timbul berbagai masalah ketika sedang menjalankan proyek tersebut.  

Menurut Noerlina;2008, Manajemen Proyek dibuat untuk dapat menghindari atau meminimalisir kegagalan dan resiko proyek. Manajemen aktivitas seperti penjadwalan, pengelolaan human resource merupakan bagian dari manajemen proyek yang bertujuan agar biaya proyek yang dianggarkan sesuai dengan kebutuhan dari sebuah proyek. Memahami bagaimana mengatur proyek dengan baik sangat membantu mengatasi hambatan dan menghindari kerugian  suatu proyek. 

Readers, bagaimanakah keterkaitan antara Manajemen Proyek dengan seberapa efektif dan efisien proyek? Dengan memiliki pemahaman  dasar mengenai Manajemen Proyek, maka pengerjaan proyek dapat dicapai sesuai dengan sasaran dari proyek yang meliputi biaya, kualitas, waktu dan lain-lain. Maka dari itu, manajemen pada suatu proyek konstruksi merupakan hal yang tidak dapat diabaikan. Manajemen Proyek yang kurang baik akan berdampak pada pencapaian tujuan proyek tersebut . 

Faktor-faktor Krusial Manajemen Proyek 

Pada Manajamen Proyek, terdapat beberapa poin yang harus dikuasai agar dapat memastikan jalannya proyek sesuai dengan perencanaan yang telah dibuat sebelumnya. Menurut Project Scope Body of Knowledge, didalam Manajemen Proyek, terdapat 9 bagian yang sangat berpengaruh untuk kesuksesan proyek, diantaranya:  

1. Ruang Lingkup Proyek. 
   
2. Waktu Proyek.
3. Biaya Proyek.
4. Kualitas Proyek.
   
5. Sumber Daya Manusia Proyek.
   
6. Komunikasi Proyek.
   
7. Risiko Proyek.
   
8. Pengadaan Proyek.
9. Integrasi Proyek.
   

Pada artikel ini kita akan membahas bagaimana manajemen waktu yang baik pada pengerjaan suatu proyek. 

Sistem Manajemen Waktu Pada Proyek 

Pentingnya manajemen waktu dalam keberhasilan proyek merupakan bagian esensi dari seluruh aktivitas proyek. Pemborosan dan kegagalan proyek akan menjadi potensi yang besar jika tidak memiliki manajemen waktu yang optimal. Salah satu usaha dalam manajemen waktu yang baik adalah dengan adanya pembuatan jadwal atau time schedule saat merencanakan proyek serta kedisiplinan dalam menjalankannya.  

Manajemen waktu merupakan organisasi, rencana, pergerakan dan pengawasan produktivitas waktu, dimana manajemen waktu sangat berkaitan dengan produktifitas rasio output dan input. Merencanakan sebuah penggunaan waktu adalah cara yang baik dalam memberikan pedoman dan arah serta pengawasan terhadap waktu. 

Kendala Yang Sering Terjadi Pada Pelaksanaan Manajemen Waktu 

Ketika di lapangan, kendala-kendala seringkali ditemui sehingga menyebabkan pelaksanaan proyek menjadi tidak optimal. Berikut adalah beberapa kendala yang dihadapi saat pengerjaan proyek: 

1. Desain yang belum pasti serta adanya perubahan selesai.
2. Koordinasi dan komunikasi yang kurang dengan pelaksana di lapangan.
3. Supplier dan subkontraktor yang tidak bisa commit dengan schedule
4. Perubahan cuaca yang tidak dapat diduga 
5. Keterlambatan material ke lapangan
6. Informasi yang tidak akurat yang didapat dari monitoring 
7. Kurangnya sumber daya atau tenaga ahli yang mampu  

Readers, apakah hambatan-hambatan diatas dapat dihindari ? Lanjut membaca ya untuk menemukan jawabannya! 

Aspek-Aspek Manajemen Waktu  

Mari kita pelajari apa saja yang menjadi aspek penting manajemen waktu terutama dalam kegiatan proyek. Aspek-aspek manajemen waktu merupakan proses yang berurutan satu sama lain, berikut penjelasannya: 

1. Tentukan Penjadwalan Proyek 

Proses ini diawali dengan mengidentifikasi aktivitas dari suatu proyek. Seluruh aktivitas didalam proyek harus diidentifikasi agar dapat dimonitor dengan mudah sehingga pelaksanaan proyek sesuai dengan jadwal 

2. Monitoring Proyek 

Laporan kemajuan di lapangan merupakan dokumen yang sangat berpengaruh dalam menganalisa kemajuan pada akhir penyelesaian proyek. 

3. Analisis terhadap pelaksanaan manajemen waktu 

Menganalisa atau mengevaluasi tidak dilakukan pada akhir proyek saja, tetapi juga dapat dilakukan sewaktu-waktu apabila progress dari proyek sudah melenceng jauh dari jadwalnya. Setelah menerima laporan progress lapangan, kemudian informasi tersebut dapat dibandingkan dengan penjadwalan proyek yang telah dibentuk sebelumnya.  

4. Merencanakan Tindakan pembetulan 

Jika hasil analisis menunjukan adanya indikasi penyimpangan, maka harus segera dilakukan Langkah-langkah pembetulan. Tindakan pembetulan dapat berupa realokasi sumber daya, jadwal alternatif (lembur, shift), menambah jumlah tenaga kerja, membagi pekerjaan ke subkontraktor, merubah metode kerja, dan lain-lain 

5. Memperbaharui penjadwalan proyek 

Updating atau meng-schedule ulang pekerjaan yang sudah dilakukan dengan menggunakan status progress actual untuk penentuan ulang schedule proyek. 

Pada intinya, ke-5 aspek ini berkaitan antara satu dan lainnya, dan tentu saja berpengaruh kepada tujuan proyek yang ingin dicapai. Manajemen waktu adalah proses yang berulang dan harus terus diperharui dalam pelaksanaannya karena setiap perubahan yang terjadi akan berpengaruh kepada penjadwalan proyek dan pada akhirnya akan berpengaruh pada anggaran proyek. 

Nah, readers.. Manajemen Waktu dapat dikatakan terlaksana dengan baik apabila kontraktor dapat memenuhi aspek-aspek dari manajemen waktu tersebut. Disisi lain, koordinasi merupakan hal yang krusial agar tidak terjadi adanya miscommunication antara pekerja dengan pengawas sehingga masalah-masalah yang timbul dapat dicegah atau diminimalisir.  

Jadi, sudah mengerti ya apa pentingnya Manajemen Proyek terutama bagaimana manajemen waktu yang baik? Untuk artikel mengenai manajemen proyek lainnya, klik disini