Implementasi Aplikasi Manpro untuk Divisi SIP Kemenpora
Sejak September 2020, Divisi Standardisasi Infrastruktur Pemuda (SIP) Kemenpora telah menggunakan Aplikasi Manajemen Arsip Manpro untuk pengarsipan berbasis cloud. Salah satu program penting yang dijalankan Divisi SIP pada tahun 2020 adalah penyaluran bantuan pemerintah terkait Covid-19 kepada organisasi/yayasan kepemudaan di seluruh Indonesia. Divisi SIP menerima proposal permintaan bantuan dari berbagai organisasi, kemudian melakukan seleksi untuk menentukan organisasi yang layak menerima bantuan tersebut.
Dengan begitu banyaknya proposal yang masuk, volume dokumen yang dikelola oleh Divisi SIP menjadi sangat besar. Seringkali terjadi kesulitan untuk mencari dokumen yang diperlukan. Berbagai jenis arsip menumpuk dan disimpan pada banyak boks container sehingga membuat ruang kerja menjadi penuh. Pekerjaan menjadi tidak efisien dan efektif karena pengelolaan arsip secara manual.
Implementasi sistem manajemen arsip Manpro telah terbukti membantu divisi SIP Kemenpora dalam mengelola berbagai dokumen dan arsip menjadi sistematis dan mudah dicari hanya dengan memasukkan keyword.
Berikut alasan mengapa manajemen arsip Manpro sukses diterapkan pada divisi SIP Kemenpora.
1. Efisiensi Waktu
Pencarian dokumen menjadi lebih mudah dan efisien menggunakan manajemen arsip Manpro. Dokumen dapat ditemukan dengan cepat menggunakan sebuah keyword yang disematkan dengan arsip tersebut. Sebelumnya apabila menggunakan manajemen arsip manual, banyak waktu yang terbuang, dikarenakan kita harus mencari lokasi dimana arsip itu berada, membaca satu per satu arsip, serta merapikannya kembali.
2. Dapat di pantau dimana pun dan kapan pun
Di masa pandemi ini banyak sekali pegawai yang melakukan pekerjaan dari rumah (WFH). Dengan sistem kerja WFH, seringkali koordinasi dan pengecekan arsip terhambat. Disinilah peran sebuah sistem manajemen arsip Manpro untuk mengatasi hal tersebut. Penggunaan aplikasi manajemen arsip dapat mempermudah pengelolaan arsip dan koordinasi antar tim. Contohnya, arsip akan masih tetap diproses antar pemegang wewenang dan statusnya dapat ditelusuri oleh masing-masing pegawai. Jadi tidak ada lagi arsip yang tidak diproses karena hambatan-hambatan tersebut.
3. Tidak khawatir dengan kerusakan fisik arsip atau hilangnya arsip
Manajemen arsip secara manual memiliki risiko kerusakan dan kehilangan arsip karena faktor-faktor seperti kelalaian atau bencana alam. Sistem manajemen arsip Manpro menjamin ketersediaan arsip di divisi SIP Kemenpora setiap saat.
4. Ruang Kerja yang Teratur
Dengan menggunakan Aplikasi Manpro, Divisi SIP tidak perlu menyimpan lagi arsip-arsip dalam boks container yang memenuhi ruang kerja. Seluruh arsip tersimpan dengan aman di cloud, dan dapat diakses kapan saja.
5. Siap Audit
Setiap program yang dijalankan oleh instansi pemerintah, akan melalui proses audit pengawas BPK. Dengan pengunaan aplikasi manajemen arsip Manpro, Divisi SIP menjadi 100% siap audit. Seluruh program yang dijalankan dapat ditelusuri dokumentasinya dengan mudah di Manpro.
Mari, saatnya kita work smart dan beralih ke Aplikasi Sistem Manajemen Arsip Manpro !