90% waktu manajer proyek adalah berkomunikasi

PMI (Project Management Institute) mencantumkan bahwa komunikasi merupakan elemen yang sangat penting dalam manajemen proyek. Menurut PMI, sekitar 90% waktu manajer proyek adalah berkomunikasi dan melakukan koordinasi dengan tim proyek, klien, dan pemangku kepentingan terkait proyek.

Selain itu, PMI juga mencantumkan bahwa kegagalan proyek sering kali disebabkan oleh masalah dalam komunikasi, baik itu informasi yang kurang jelas, pemahaman yang salah, atau kurangnya pengiriman informasi yang tepat waktu. Oleh karena itu, PMI menekankan pentingnya manajemen komunikasi yang baik dalam proyek dan mencantumkan komunikasi sebagai salah satu dari sepuluh area pengetahuan utama dalam PMBOK (Project Management Body of Knowledge).

PMI menganggap komunikasi sebagai elemen yang sangat penting dalam manajemen proyek, dan memastikan bahwa proses komunikasi yang efektif diimplementasikan dalam semua tahapan proyek dapat membantu meminimalkan risiko kegagalan dan meningkatkan kesuksesan proyek secara keseluruhan.

Menurut PMBOK (Project Management Body of Knowledge), komunikasi adalah salah satu dari lima proses manajemen proyek yang penting dan harus diperhatikan dengan baik. Komunikasi didefinisikan sebagai proses pertukaran informasi dan memastikan pemahaman antara berbagai pihak yang terlibat dalam proyek, termasuk tim proyek, sponsor, pemangku kepentingan, dan klien.

PMBOK menyebutkan bahwa manajemen komunikasi proyek mencakup empat proses utama, yaitu:

1. Perencanaan Komunikasi: proses menentukan kebutuhan informasi pihak-pihak yang terkait dengan proyek, menentukan jenis informasi yang akan disampaikan, serta cara dan frekuensi penyampaian informasi.
2. Manajemen Komunikasi: proses memastikan bahwa informasi yang diperlukan tersedia, diproses, dan didistribusikan ke pihak-pihak yang tepat, dalam waktu yang tepat, dan dengan cara yang efektif.
3. Pengendalian Komunikasi: proses memantau dan mengendalikan semua aspek komunikasi proyek, memastikan bahwa informasi yang disampaikan sesuai dengan rencana dan memenuhi kebutuhan pihak yang terkait.
4. Monitoring Komunikasi: proses mengamati hasil-hasil dari proses manajemen komunikasi dan mengambil tindakan perbaikan jika diperlukan.

Dalam prakteknya di pekerjaan komunikasi adalah salah satu aspek paling penting dalam manajemen proyek mengapa 90% waktu manajer proyek adalah berkomunikasi, karena:

• Memastikan Pemahaman Bersama: Komunikasi yang baik membantu memastikan bahwa semua pihak yang terlibat dalam proyek memiliki pemahaman yang sama tentang tujuan proyek, jadwal, anggaran, dan tugas-tugas individu. Hal ini dapat meminimalkan risiko kesalahpahaman dan memastikan bahwa proyek berjalan dengan lancar.
• Meningkatkan Keterlibatan Pihak Terkait: Komunikasi yang baik juga dapat meningkatkan keterlibatan dan partisipasi semua pihak yang terlibat dalam proyek. Dengan melibatkan semua pihak secara aktif dalam proses komunikasi, tim proyek dapat mengambil keputusan yang lebih baik dan meminimalkan risiko konflik yang tidak perlu.
• Mempercepat Pengambilan Keputusan: Komunikasi yang efektif dapat membantu mempercepat pengambilan keputusan. Dengan berbagi informasi yang relevan dan memastikan bahwa semua pihak memiliki pemahaman yang sama, tim proyek dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat.
• Meminimalkan Risiko: Komunikasi yang baik dapat membantu meminimalkan risiko dalam proyek. Dengan memastikan bahwa semua pihak memiliki pemahaman yang sama tentang tujuan proyek, jadwal, anggaran, dan tugas-tugas individu, tim proyek dapat menghindari kesalahan dan konflik yang dapat memperlambat atau bahkan menghentikan proyek.
• Meningkatkan Kepuasan Klien: Komunikasi yang baik juga dapat meningkatkan kepuasan klien. Dengan melibatkan klien secara aktif dalam proses komunikasi, tim proyek dapat memastikan bahwa klien memiliki pemahaman yang sama tentang proyek dan bahwa proyek memenuhi kebutuhan dan harapan mereka.

Kegagalan proyek akibat masalah komunikasi dapat memiliki dampak yang serius pada keberhasilan proyek. Salah pengertian, informasi yang tidak tepat, atau kurangnya komunikasi yang efektif antara anggota tim proyek, pemangku kepentingan, atau mitra proyek dapat menyebabkan kesalahpahaman, penundaan, konflik, dan bahkan kegagalan proyek secara keseluruhan. Berikut adalah beberapa contoh kegagalan proyek yang dapat terjadi akibat masalah komunikasi:

• Kesalahpahaman Persyaratan Proyek: Ketika komunikasi tidak jelas atau tidak efektif, bisa terjadi kesalahpahaman tentang persyaratan proyek. Misalnya, jika tim proyek dan klien tidak berkomunikasi dengan baik atau tidak memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang diharapkan dari proyek, dapat menghasilkan pengiriman yang tidak sesuai dengan harapan, penundaan, dan biaya tambahan.
• Kurangnya Keterlibatan Pemangku Kepentingan: Komunikasi yang buruk dengan pemangku kepentingan dapat menyebabkan kurangnya keterlibatan mereka dalam proyek. Jika pemangku kepentingan tidak diberi informasi yang cukup, tidak diajak berdiskusi, atau tidak melibatkan mereka dalam pengambilan keputusan yang penting, mereka mungkin kehilangan minat dan dukungan terhadap proyek. Hal ini dapat menyebabkan kesulitan dalam mendapatkan sumber daya, dukungan keuangan, atau persetujuan yang diperlukan.
• Kurangnya Komunikasi Tim Proyek: Kurangnya komunikasi antara anggota tim proyek dapat menyebabkan ketidakpahaman, tumpang tindih pekerjaan, atau kurangnya koordinasi. Misalnya, jika tidak ada pertemuan rutin, diskusi proyek yang minim, atau kurangnya aliran informasi yang teratur antar anggota tim, dapat terjadi ketidaksepahaman tentang tugas, jadwal, atau prioritas, yang pada akhirnya dapat menyebabkan kegagalan dalam memenuhi tenggat waktu atau standar kualitas.
• Konflik yang Tidak Diselesaikan: Komunikasi yang buruk atau tidak efektif dapat memicu konflik antara anggota tim proyek, departemen yang terlibat, atau pemangku kepentingan lainnya. Jika konflik tidak diatasi dengan baik dan tidak ada komunikasi yang terbuka dan konstruktif untuk mencari solusi, konflik tersebut dapat berlanjut dan mengganggu kemajuan proyek. Hal ini dapat menghambat kerjasama tim, mengganggu produktivitas, dan mengarah pada kegagalan proyek.
• Ketidakmampuan Menangani Perubahan: Ketika komunikasi tidak cukup untuk menyampaikan perubahan dalam proyek, tim proyek mungkin kesulitan dalam menyesuaikan diri. Jika tidak ada komunikasi yang efektif tentang perubahan rencana, jadwal, atau anggaran, tim proyek mungkin tidak siap menghadapinya dengan tepat. Akibatnya, proyek dapat mengalami penundaan, biaya tambahan, atau hasil yang tidak memenuhi harapan.

Dalam setiap contoh di atas, masalah komunikasi yang buruk atau tidak efektif menjadi faktor utama dalam kegagalan proyek. Oleh karena itu, penting bagi manajer proyek dan tim proyek untuk mengakui pentingnya komunikasi yang baik, memastikan aliran informasi yang tepat, dan secara aktif terlibat dalam komunikasi yang terbuka, jelas, dan berkelanjutan dengan semua pemangku kepentingan terkait.

Dalam keseluruhan, 90% waktu manajer proyek adalah berkomunikasi. Komunikasi yang baik adalah kunci untuk keberhasilan manajemen proyek. Hal ini membantu memastikan bahwa semua pihak terlibat memiliki pemahaman yang sama, meminimalkan risiko dan konflik, serta mempercepat pengambilan keputusan dan meningkatkan kepuasan klien.

Manpro adalah sarana platform berkomunikasi dan berkolaborasi dalam proyek. Menggunakan aplikasi Manpro terbukti memudahkan komunikasi yang efektif dan efisien dalam proyek